Competencias

3 Claves para un proceso de retroalimentación productivo

En muchas organizaciones se evita entregar retroalimentación a los colaboradores con respecto a su desempeño debido a que los jefes no saben cómo elaborar un mensaje que contenga la información correcta que se le quiere transmitir al colaborador para optimizar su desempeño profesional y mejorar la productividad en todos los niveles de la compañía.

Evaluar las competencias de la plantilla de colaboradores y hacer seguimiento progresivo al cumplimiento de sus metas no es suficiente para mejorar el rendimiento, los jefes deben reunirse con su equipo y compartir los resultados de dichas evaluaciones, hacer los comentarios al respecto, escuchar las opiniones de ellos y diseñar juntos un plan de acción para aprovechar las oportunidades de mejora identificadas.

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La clave del éxito del proceso está en el momento previo a la reunión de retroalimentación. Se deben analizar los resultados detenidamente, identificar los puntos altos y bajos en el desempeño y a partir de ello elaborar un mensaje concreto que contenga las recomendaciones y lo que se espera de esa persona en su proceso de mejoramiento.

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Para ello, recomendamos tener en cuenta 3 aspectos para construir un mensaje de retroalimentación que se convierta en la mejor oportunidad para optimizar el desempeño de los colaboradores, aprovechar todo su potencial y mejorar la productividad global de la compañía. Lo importante es centrarse en el cambio esperando, en lugar de recalcar el comportamiento negativo. Veamos:

  1. Identificar las fallas en el desempeño:

 El primer paso es identificar los problemas puntuales en el desempeño del colaborador y describirle a esa persona cómo debería ser su comportamiento deseado en cuanto a ese aspecto.

Por ejemplo, si un colaborador ha tenido problemas cuando atiende las inquietudes de sus clientes, lo ideal es pedirle que ponga en práctica una forma de comunicación más respetuosa, tolerante y constructiva cuando esté en contacto con ellos. Se trata de describirle positivamente el comportamiento en el que está fallando, así podrá saber cómo mejorarlo.

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  1. Especificar el cambio deseado:

 No basta con exponer los errores encontrados en el desempeño y explicar cuál es el comportamiento deseado para subsanarlos. Se debe ser específico con respecto a lo que se espera de esa persona a partir de la conversación con su jefe. Es necesario escuchar su opinión y concertar las acciones que debe llevar a cabo para cerrar sus brechas de desempeño.

Por ejemplo, en el tema de la atención al cliente se debe explicar al colaborador cuales son las consecuencias de ese mal comportamiento y cuál es el enfoque que debe desarrollar para conseguir un nivel de servicio adecuado a sus capacidades profesionales y a las expectativas del cliente. Todo ello para crecer profesionalmente y mejorar el desempeño en su área específica.

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  1. Describir los beneficios de cambiar:

 Por último, es fundamental explicarle al colaborador cuales son los beneficios de hacer los cambios necesarios para corregir su desempeño. En este punto debe preguntarse: ¿Por qué quiero que esta persona haga estos cambios?

Por ejemplo, si queremos que un colaborador mejore su nivel de atención al cliente, debemos explicarle que de esa forma el cliente apreciará mucho más su trabajo, que la empresa mejorará y que esa mejora se verá reflejada en su carrera profesional. El mensaje debe ser siempre honesto y transmitir lo que pasará si se cambia el comportamiento equivocado por el que espera la organización.

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Estos tres aspectos le servirán para preparar sesiones de retroalimentación productivas en las que los colaboradores entiendan cuáles son sus errores, cuáles son sus aciertos y cuáles son esos comportamientos que deben cambiarse para beneficiar su propia carrera profesional y optimizar su rendimiento, lo cual se verá reflejado en la productividad y competitividad global de la organización.

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