Key Performance Indicators

3 Consejos para definir Key Performance Indicators (KPIs)

En entradas anteriores, hemos venido tratando el tema de los Key Performance Indicators (KPIs). En primera medida, definíamos a los KPIs como las métricas que se usan en la organizaciones para cuantificar los objetivos corporativos y obtener el diagnóstico preciso del rendimiento y evolución de los procesos de la compañía.

Decíamos también, que los Key Performance Indicators están directamente ligados al Balanced Scorecard (BSC), y que por esta razón, los KPI se establecen de acuerdo a la estrategia de negocio seleccionada por la compañía para llevar adelante sus procesos y a los objetivos y metas que quiera conseguir.

En otra entrada, mencionamos algunos de los principales tipos o categorías de KPIs que podemos establecer e integrar al cuadro de mando del Balanced Scorecard, lo que nos permite monitorear y analizar prácticamente cualquier aspecto y proceso que se desarrolle dentro y fuera de la compañía.

Como lo habíamos prometido, hoy vamos a entregar 3 consejos básicos para empezar a definir los KPIs necesarios para medir el desempeño de los procesos de nuestra compañía. Por más que tengamos claras las definiciones de KPI y BSC, lo primero que debemos hacer al iniciar el proceso es definir correctamente los KPIs que vamos a utilizar, de lo contrario vamos a fallar. Veamos:

1. Criterios básicos:

Para definir un KPI lo primero que debemos establecer son unos criterios básicos que nos van a permitir medir realmente el rendimiento y la evolución. Un KPI debe ser específico, esto quiere decir que va a medir un objetivo concreto y que no va a ser múltiple ni difuso. El KPI debe ser medible, esto quiere decir que debe poder cuantificarse objetivamente, la cantidad de producción de un producto por ejemplo. El KPI debe ser alcanzable, es decir que no podemos plantearnos objetivos fuera de nuestras posibilidades, que no tengan sentido o que no nos ofrezcan información valiosa para el proceso.

Puede que tengamos un KPI específico, medible y alcanzable, pero debemos analizar si es relevante o no para alcanzar los objetivos de la organización. Que podamos medirlo no implica que sea indispensable para obtener un diagnóstico de la evolución de los procesos de la compañía, la relevancia es clave para definir un buen KPI. Finalmente, el KPI debe quedar establecido con un periodo de tiempo específico y limitado que permita desarrollar el proceso, pero al mismo tiempo obtener los resultados para el análisis en un corto o mediano plazo.

2. Establecer comparaciones:

El éxito del KPI, está en el valor agregado que le aporta al desarrollo de los procesos y a la consecución de los objetivos y metas corporativas. La comparación es una herramienta fundamental que nos debe proporcionar un KPI a la hora de definirlo, puesto que mediante ella podemos revisar y analizar el desempeño de un proceso en diferentes periodos de tiempo para determinar si las medidas que se tomaron para mejorar están funcionando o si deben considerarse nuevamente para lograr el objetivo.

La comparación de resultados también puede hacerse entre colaboradores o entre departamentos, lo cual nos va a permitir analizar el desempeño que presentan y encontrar las razones por las cuales un empleado o un departamento muestran un mejor rendimiento y cumplimiento que otros.

3. Cambiar comportamientos:

Un KPI debe, además de medir el desempeño de un objetivo, poder usarse para cambiar comportamientos. Debemos estar en capacidad de definir qué hacer cuando los resultados de un KPI aumentan, disminuyen o se mantienen estables con el tiempo. La clave está en aprovechar esos resultados para cambiar un comportamiento y no simplemente para medir el rendimiento del proceso o la persona.

Si no cambiamos la forma de hacer las cosas, para aprovechar las oportunidades de mejora y consolidar las fortalezas, tras obtener los resultados y analizar los datos de los KPIs, entonces no estamos aprovechando todos los beneficios de proceso.

Finalmente, debemos tener claro que los KPIs pueden ayudarnos a reducir el tamaño y la complejidad del reto que supone medir el desempeño general y detallado de cada uno de los componentes de una organización, para convertirlo en un conjunto preciso de indicadores clave para entender y controlar más fácilmente la situación. Lo realmente importante es entender qué y por qué se está midiendo un objetivo y saber qué hacer con los resultados.

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