Productividad

3 Recomendaciones para tener reuniones de trabajo efectivas

Las reuniones de trabajo son una de las herramientas que con mayor frecuencia usan las organizaciones para preparar y revisar el estado de sus proyectos y tareas. Aunque son una herramienta valiosa para alinear las cargas y expectativas de los colaboradores, pueden convertirse en un gran factor de disminución de la productividad si no saben administrarse de la forma adecuada.

Muchos de estos encuentros no empiezan a tiempo, no consiguen reunir a las personas indicadas, no generan un verdadero avance ni aportan al objetivo que persiguen o simplemente se hacen en el momento más estresante y ocupado para mucho de los interesados, lo que terminado afectando su ritmo de trabajo.

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Aunque la mayoría de estas reuniones corresponden a asuntos menores o que se pueden resolver vía correo electrónico o mediante chats grupales internos, también es cierto que los encuentros presenciales no pueden eliminarse por completo de una organización.

Por esta razón, si realizar el encuentro presencial termina siendo absolutamente necesario, se deben tener en cuenta estas 3 recomendaciones para realizar reuniones de trabajo verdaderamente efectivas y provechosas.

  1. Respetar el tiempo de los involucrados

Las personas que hacen un gran trabajo necesitan evitar las interrupciones y mantener la concentración durante periodos de tiempo adecuados. Los horarios de un gerente o director le permiten moverse entre reuniones con proveedores, clientes, socios y colegas todo el día, pero los empleados necesitan concentrarse en una sola tarea para lograr sus objetivos.

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Por ello, antes de una reunión es necesario definir una agenda específica, elegir únicamente a los participantes que estén interesados o involucrados en el desarrollo de los temas de dicha agenda, establecer un tiempo límite de la reunión, escuchar las opiniones de todos los invitados y organizarla a primera hora del día, cuando la gente está mucho más clara en sus pensamientos y tiene más tiempo disponible, lo que impide interrumpir su jornada de trabajo.

  1. Estar abiertos a las ideas de los colaboradores

Si se hace una reunión y se invita a un grupo de participantes, es precisamente para eso, para que participen activamente, aporten sus opiniones, generen ideas y lleguen a consensos entre todos los involucrados. Lo que permita salir de las reuniones con una hoja de ruta específica, unas responsabilidades definidas y unas tareas y funciones claramente establecidas.

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Un buen líder debe estar dispuesto y abierto a escuchar las ideas de su equipo. Debe permitir los debates internos, guiarlos con respeto y recoger los mejores aportes para desarrollar una estrategia sólida que permita aprovechar el potencial de todos sus colaboradores. El brainstorming, o lluvia de ideas, es la mejor herramienta para permitir la participación de todos, filtrar los conceptos y elegir los mejores para armar el modelo de trabajo adecuado.

  1. Encontrar respuestas y no generar incertidumbre

La mayoría de reuniones en una organización se convocan por dos motivos: o para empezar un proyecto y desarrollar su planeación y puesta en marcha o para revisar el avance de los proyectos de la compañía y solucionar los problemas que puedan estar presentándose. Sin embargo, lo que no puede ni debe permitirse es que esas reuniones se conviertan en una dificultad o inconveniente mayor.

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Los problemas necesitan soluciones rápidas y efectivas, no encontrar culpables y realizar acusaciones mutuas. Para encontrar responsables y corregir esos errores habrá tiempo después.

Lo primero es analizar el problema detenidamente, revisar las variables, la conveniencia y efectos de las posibles decisiones y finalmente poner en marcha la solución elegida. No sin antes elegir un responsable y programar una nueva reunión para revisar y monitorear la eficacia de la estrategia.

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La esencia de una reunión de trabajo se resume en: tratar a los participantes con respeto, escucharlos con atención, tomar en cuenta sus opiniones, definir una agenda clara, unos horarios de inicio y terminación puntuales y mantener una comunicación abierta, fluida y colaborativa que permita llegar a conclusiones concretas y asignar las tareas con plazos y responsables específicos para alcanzar los objetivos esperados.

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