Productividad

4 Costumbres que reducen la productividad

En algunas ocasiones la duración de un día laboral puede sentirse eterna, pero en otras parece que el tiempo no es suficiente para hacer todas las tareas que tenemos pendientes o que al final de la jornada nos damos cuenta que no hicimos nada importante. Lo que en el fondo no notamos, es que tal vez no estamos optimizando el uso del tiempo correctamente, sino que lo destinamos a cosas que no son realmente productivas.

El día a día está rodeado de distracciones que afectan notablemente nuestra capacidad de concentración. Sin ir tan lejos, es innegable que internet y la multiplicidad de dispositivos que nos rodean pueden convertirse en un problema cuando intentamos dedicarnos de lleno a una misma tarea.

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Para alcanzar el nivel de productividad deseado y mantener un grado de concentración óptimo y que permita completar nuestras tareas en el tiempo y la forma planeadas, es necesario identificar cuáles son los elementos distractores más comunes en nuestros espacios de trabajo y que afectan negativamente nuestro desempeño. Veamos los 4 principales:

  1. Correo electrónico:

Muchas personas se han convertido en esclavas de su correo electrónico y comprueban su bandeja de entrada continuamente a lo largo del día. Esta práctica consume tiempo valioso puesto que exige retomar la concentración para continuar la tarea que se interrumpe y crea un circulo que no hace más que afectar la productividad.

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A menos que se esté esperando un correo crucial, lo recomendable es establecer momentos específicos del día para revisar los emails, como por ejemplo: a primera hora de la mañana, antes y después del almuerzo, en medio y al final de la tarde. Esto nos permite enfocarnos en los correos realmente importantes para darles trámite oportunamente y mantenernos centrados en la tarea que estamos ejecutando.

  1. Multitarea:

Si está escribiendo una carta, haciendo una presentación y redactando un contrato al mismo tiempo, su cerebro va a estar disperso entre las 3 tareas y no va a enfocarse en ninguna en particular. Puede que las termine todas al tiempo, pero la orientación al detalle no será precisamente la característica de ninguna de las 3.

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Hacer varias tareas al tiempo distrae enormemente y reduce la productividad, aunque suene paradójico esa es una realidad. Lo recomendable es priorizar las tareas, asignarle un nivel de importancia a cada una, establecer una agenda de trabajo con fechas de entrega y realizarlas individualmente para mantener la concentración requerida y terminarlas en el tiempo estipulado.

  1. Reuniones:

El exceso de reuniones puede llegar convertirse en el peor enemigo de la productividad en una empresa. Si lo analizamos detenidamente, muchas de ellas son innecesarias o involucran personas que no tienen nada que ver con el tema, y a pesar de tener buena intención, se vuelven contraproducentes y afectan la concentración de las personas.

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Las reuniones deben planearse cuidadosamente y ejecutarse únicamente cuando sean necesarias. Deben tener un enfoque, agenda, duración y lista de participantes definida que permitan desarrollar los temas ágilmente y extraer las conclusiones apropiadas. Otro aspecto fundamental es que los participantes deben aprender a decir no cuando consideren que su presencia en una reunión es innecesaria.

  1. Redes Sociales:

Las redes sociales en el trabajo son útiles, muy recomendables de hecho, cuando el propósito al consultarlas es conectar con contactos profesionales para consolidar el networking, seguir las tendencias del campo en el que se trabaja, buscar alianzas para fortalecer proyectos corporativos, etc.

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Sin embargo, la consulta excesiva de estas redes consume tiempo valioso y es un obstáculo para la concentración y productividad  de las personas. Aunque no deben prohibirse, el uso de las redes debe depender de una autorregulación y establecer horarios adecuados para usarlas como vehículo social en una pausa de trabajo, luego del almuerzo, del café, etc., todo en su justa proporción.

En conclusión, lograr la concentración requerida para cumplir con nuestras tareas en el tiempo apropiado y con la calidad esperada depende de mantener controlados varios factores a los que nos enfrentamos día a día. La tecnología ha hecho que las redes sociales y el correo electrónico estén disponibles en cualquier momento y lugar, lo cual reduce el tiempo que tenemos para cumplir nuestras funciones, la disciplina y organización son las claves para lograrlo.

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