Productividad

5 Formas de optimizar la productividad de sus reuniones

En mucha ocasiones las reuniones de trabajo se convierten en un obstáculo para la productividad, muchas de ellas son inútiles, no hacen más que consumir la energía de los participantes y reducen la capacidad para alcanzar lo realmente importante para las personas y sus compañías: alcanzar y sobrepasar las metas establecidas.

Sin embargo, debemos tener claro que las reuniones bien planeadas y gestionadas son el mejor espacio para tomar decisiones importantes, planificar nuevos proyectos, asignar funciones y tareas a lo colaboradores, definir estrategias, solucionar problemas e informar novedades y cambios próximos a suceder en la organización.

Encuentre acá: 7 Claves para optimizar la comunicación de su equipo de trabajo

Las reuniones de trabajo no pueden ser infinitas ni convocarse quince minutos antes de hacerlas. Estos encuentros deben tener una agenda establecida, una hora específica de inicio y final y una lista de participantes que incluya a las personas realmente necesarias para tratar el tema de la reunión.

El enfoque, duración y conclusión de la reunión es clave para el éxito de la misma. Estas son 5 formas de optimizar la productividad y efectividad de sus reuniones de trabajo:

  1. Definir la agenda:

Antes de convocar la reunión se deben preparar los temas que van a tratarse y definir un orden para abordarlos. Las reuniones más productivas son las que tienen un enfoque puntual que no permite salirse del tema central y en las que los participantes tienen clara la agenda varios días antes de la fecha establecida. No repetir cosas irrelevantes y explicar en privado temas que no entienda algún participante en particular son otros detalles importantes para asegurar el éxito del encuentro.

Lea también: Los 5 hábitos que reducen la productividad laboral

  1.  Limitar los invitados:

En muchas ocasiones pasa que las personas presentes en una reunión no tienen nada que ver con los asuntos a tratar y lo único que esto provoca es que pierdan tiempo y ritmo de trabajo. Esto ocurre cuando no se planifica con cuidado la agenda del encuentro, esta debe incluir la lista de asistentes que sean estrictamente necesarios para la misma. Entre más personas asistan, más compleja se torna la discusión y se hace más difícil obtener las soluciones esperadas.

  1. Inculcar la puntualidad:

Sí la reunión fue convocada a las 8 am, debe empezar justo a esa hora. El organizador no debe perder tiempo esperando a quienes no han llegado, la agenda y el horario ya estaban previamente comunicados, así que no hay excusas, a menos que sean motivos de fuerza mayor. Si alguien llega luego de la hora indicada, no se debe repetir lo que ya se ha dicho, esta persona debe averiguar luego con los otros asistentes.

Recomendamos: 5 Claves para administrar el tiempo eficientemente

  1. Buscar soluciones, no problemas:

Gran parte de las reuniones de trabajo se convocan con el objetivo de solucionar problemas, pero estas no pueden convertirse en un inconveniente más. Los involucrados deben analizar el problema, evitar agrandarlo y proponer posibles soluciones al mismo con actitud positiva, discutirlas con respeto y llegar al mejor acuerdo posible. Al final siempre debe asignarse un encargado para responsabilizarse y monitorear la solución elegida.

Le puede interesar: 6 Acciones para impulsar el liderazgo en su organización

  1. Mantener el respeto:

Algunas reuniones suelen subirse de tono de acuerdo a la importancia o urgencia del tema discutido, esto es normal siempre y cuando se maneje en un ambiente de respeto y tolerancia, lo cual permite escuchar a todos y reunir puntos de vista diversos para tomar la mejor decisión. Lo que nunca se debe permitir es que el debate se convierta en un espacio para ataques personales o agresiones verbales que nada tienen que ver con el tema en cuestión.

Encuentre acá: 5 Señales de un liderazgo tóxico

Todos estos aspectos no tienen por qué convertir las reuniones en un espacio aburridor e indeseado para las personas. Al contrario, estas pautas permiten planificar encuentros cortos, amigables y aptos para que los asistentes puedan llegar a acuerdos productivos, tomar las mejores decisiones, mejorar las relaciones entre el equipo, reconocer los objetivos logrados  y plantear nuevos desafíos.

Evalúe el desempeño de su equipo fácilmente y aumente la productividad y la retención de talentos en su organización

Artículos Relacionados

  • Patricia Ballesteros

    Me encantó éste artículo. Es una radiografía de lo que son las reuniones. Eternas, sin orden, asisten muchos pero pocos importantes, se convierten en un muro de las lamentaciones y terminan en peleas, ya que se da una batalla de egos!!!