Key Performance Indicators

6 Aspectos clave para definir Key Performance Indicators (KPIs)

Recordemos que los Key Performance Indicators (KPIs) son las métricas que se usan para cuantificar el desempeño y el nivel de cumplimiento de los objetivos de una compañía con el fin de obtener un diagnostico detallado del rendimiento y la evolución de todos los procesos que se llevan a cabo en la organización.

Los KPIs conforman el Balance Scorecard (BSC), el cuadro de mando y control integral de la organización del que hemos hablado antes, y se establecen con base en la estrategia de negocio elegida por la compañía para llevar a cabo sus tareas y lograr los objetivos y metas que ha establecido previamente.

El fin mismo de establecer un BSC es poder monitorear y controlar el rendimiento de todos los aspectos y procesos involucrados en el desarrollo de la compañía. Para hacer esto existen muchos tipos de KPIs, pero para seleccionarlos correctamente se deben tener en cuenta una serie de aspectos que vamos a mencionar a continuación:

1. Metas y objetivos claros:

Para definir un KPI es necesario tener muy claras las metas y objetivos que persigue la compañía. Siempre se debe tener una lista de lo que se tiene, lo que se busca y los plazos para lograrlo.

2. Comparación:

Los KPIs seleccionados deben poder compararse con algo, esto quiere decir que deben tener una referencia, que básicamente es una meta, para saber en qué nivel de desempeño se encuentra cada uno.

3. Periodicidad:

La revisión de KPIs puede ser diaria, semanal o mensual, lo importante es definirlo previamente y permitir un periodo de tiempo adecuado para desarrollar las tareas, alcanzar los objetivos y en ese momento entregar la evaluación con los resultados. La periodicidad de la evaluación de KPIs da una pauta muy importante para saber cuáles son más relevantes que otros.

4. Responsables:

Antes de poner en marcha un BSC es fundamental para el éxito del proceso saber cuál de los directores o encargados va a recibir los resultados de los KPIs. El informe general debe abarcar todos los departamentos, pero puede haber informes discriminados por departamento o nivel de gestión de los colaboradores. Todo depende de cómo prefiera la dirección visualizar los resultados.

5. Encargados:

Aunque parezca obvio, hay que recalcar que quienes midan los KPIs deben tener conocimiento acerca de lo que están haciendo. Sería una pérdida de tiempo diseñar un BSC que va a ser administrado por alguien que no tiene idea acerca de lo que está midiendo o que no posee los medios y herramientas necesarias para hacerlo correctamente.

6. Acción posterior:

En estrecha relación con la definición de los encargados de hacer el seguimiento y los responsables de recibir los resultados de los KPIs, se debe establecer cuales personas van a estar encargadas de coordinar y supervisar las acciones que se van a desarrollar con el fin de consolidar fortalezas y aprovechar las oportunidades de mejora que arroje el informe final.

En conclusión, es necesario realizar un riguroso proceso de diseño y seguimiento para que los KPIs seleccionados sean los indicados para medir realmente la evolución y el rendimiento de los procesos en la organización. Una selección de KPIs equivocada va a derivar en la consecución de datos que no ayudan en nada a mejorar el desempeño de la compañía. Lo importante al finalizar la recolección de los datos es tomar acción y corregir todas las falencias identificadas, de lo contrario el tiempo empleado habrá sido en vano.

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