Clima Organizacional

Diseño y distribución de las oficinas: ¿Espacios abiertos o cerrados?

La tendencia actual en Estados Unidos indica que cada vez son más  las organizaciones que diseñan espacios abiertos para sus trabajadores. De acuerdo con la International Management Facility Association, el 70% de los trabajadores estadounidenses trabajan hoy en día en oficinas con espacios abiertos, es decir sin divisiones modulares o barreras entre sus escritorios. Ante este panorama, ¿son realmente los espacios abiertos la mejor opción para todas las organizaciones y los colaboradores?

El impacto del diseño de las oficinas en la productividad

La comodidad o incomodidad que genera el diseño y distribución de las oficinas en las organizaciones es un factor decisivo en el estado del clima laboral, el cual, como ya hemos dicho, influye en la satisfacción de los colaboradores, en los niveles de rotación laboral, en la competitividad y productividad global de la compañía.

Hoy en día las organizaciones se enfrentan al reto de diseñar espacios de trabajo equilibrados en cuanto a costos y a funcionalidad para incrementar la flexibilidad en la adaptación a los posibles cambios que surjan con el tiempo y de los cuales podría depender de la supervivencia de las compañías. Al mismo tiempo, es fundamental lograr que esos espacios sean cómodos y ofrezcan las mejores condiciones a los trabajadores,  así se obtendrá un lugar de trabajo que atraiga y retenga al mejor talento humano y le permita trabajar eficazmente.

El investigador holandés Paul Roelofsen, realizó un estudio acerca del impacto que los niveles de comodidad y confortabilidad de las instalaciones de las organizaciones generan en la productividad de los empleados. Tras encuestar a 7.000 empleados, concluyó que en promedio los colaboradores que se quejaban o estaban inconformes con las condiciones de su espacio de trabajo estaban fuera de la oficina 2.5 días más que los demás.

Ahora que sabemos la importancia del diseño de las oficinas, ¿cual es entonces el mejor modelo para mi empresa?

La Universidad de Cornellrealizó el estudio Oficinas que funcionan: equilibrando costes, flexibilidad y comunicación, en esta investigación se comparan las oficinas netamente cerradas con otras que son mucho más abiertas y enfocadas al trabajo en equipo. Los resultados sugieren que en las oficinas abiertas los colaboradores piensan que la calidad de su trabajo se incrementa por la facilidad con la que fluye la información y que con esto su capacidad de tomar decisiones se vuelve más rápida.

Otras de las conclusiones del estudio indican que en las oficinas con espacios abiertos se crea un ambiente social amigable entre los colaboradores, lo cual mejora la colaboración mutua, el aprendizaje e incrementa la satisfacción profesional. Afirma además que estos espacios facilitan la adaptabilidad a los cambios imprevistos en la organización de una manera más rápida y flexible. Finalmente, el estudio indica que los espacios abiertos permiten que haya mayor cantidad de trabajadores en las organizaciones reduciendo los costos y optimizando las instalaciones disponibles.

Sin embargo, no todas las empresas pueden adaptar este tipo de organización y diseño para sus instalaciones, esto dependerá del tipo de negocio y de productos y servicios que ofrezca la compañía. Por ejemplo, si la empresa es un call center o un banco, evidentemente el trabajo de los empleados va a desarrollarse más cómodamente en espacios de trabajo separados dónde exista una mayor concentración y privacidad para que puedan ofrecer atención especializada a los clientes, ya sea virtual o presencialmente. Mientras que en una oficina de diseño de proyectos arquitectónicos o de ingeniería, tal vez sea mucho mejor un espacio de trabajo abierto dónde la información fluya fácilmente y donde el ambiente colaborativo y participativo incida positivamente en el desempeño de las funciones de todos los empleados.

Un estudio de The Hong Kong Polytechnic University preguntó a 259 empleados de oficina acerca de la importancia del ruido, la temperatura, el diseño de la oficina, la calidad del aire, la luz y su impacto en la productividad laboral. El estudio concluyó que el ruido y la temperatura son los factores más influyentes en la productividad. Los sonidos que más molestaron a los encuestados fueron los producidos por las conversaciones, los teléfonos y las maquinas. Además, el estudio apuntó que los empleados con más de 45 años son los más sensibles y que los factores ruido y temperatura tienen un efecto aún más claro en su productividad.

Es importante recordar que Las oficinas con espacios abierto exponen las personas permanentemente a ruidos y sonidos que pueden aumentar sus niveles de estrés, afectar su concentración y  hacerlas más vulnerables a enfermedades. Según la firma de diseño Gensler, los trabajadores que si se pueden concentrar fácilmente en las instalaciones de la organización son 57% más capaces de contribuir al trabajo colaborativo, 88% más capaces de aprender y 42% más hábiles para socializar en el ambiente de trabajo.

Como podemos ver, la decisión de adoptar una u otra opción de distribución y diseño de los espacios en las organizaciones depende de los servicios que ofrezca la empresa  y de las funciones de los trabajadores, en algunas ocasiones se puede pensar que lo mejor sea adoptar espacios abiertos cuando en realidad conviene implementar espacios cerrados o viceversa. Todo depende de realizar un análisis exhaustivo para obtener el diagnostico más acertado acerca de las necesidades tanto de la organización como de los colaboradores. ¿Y usted en qué ambiente prefiere trabajar?

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