Productividad

Los 4 pasos para aumentar la productividad en su empresa

El nivel de productividad es uno de los indicadores de desempeño más importantes para una organización. Muchas personas creen que trabajar más tiempo aumenta la productividad, pero esto no es necesariamente cierto.

La productividad depende de la conjunción de muchos factores, entre ellos la organización del tiempo, la información y las herramientas disponibles, la priorización de tareas, la capacidad de trabajo en equipo y la adaptación para sortear los obstáculos que se presenten.

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Para tener un equipo de trabajo de alto desempeño, que esté en capacidad de realizar las tareas asignadas, cumplir efectivamente sus funciones y alcanzar los objetivos esperados en el tiempo adecuado, es necesario propiciar un ambiente de trabajo colaborativo, respetuoso y en el que todos los colaboradores se sientan parte del proyecto y comprometidos con los objetivos.

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Aunque se diga fácilmente, la configuración de este ambiente requiere esfuerzo y dedicación por parte de la organización. Por esta razón, hoy vamos a explicar los 4 pasos que deben seguirse en cualquier tipo de compañía para impulsar y consolidar la productividad:

  1. Priorizar tareas:

Asignar el nivel de importancia respectivo a cada tarea pendiente es clave para mantener una agenda de trabajo organizada y equilibrada. La mejor manera de cumplir con todos los compromisos adquiridos y con las fechas de entrega pactadas es crear un calendario que permita visualizar las tareas y diferenciar claramente las urgentes de las importantes.

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Lo recomendable es definir de 5 a 8 tareas críticas por semana y planificar las acciones que se deben llevar a cabo para completarlas. Establecer tareas por semana permite dejar de lado una gran cantidad de tareas inútiles y enfocarse en las cosas que son realmente importantes tanto para la empresa como para la persona.

  1. Mantener una comunicación fluida:

La comunicación es un componente vital para la productividad de una organización. Establecer, mantener y alimentar los canales adecuados para difundir la información entre equipos y directivos permite mantener a todos los colaboradores alineados y actualizados con respecto a las novedades que se presenten en la compañía.

Los líderes deben propiciar e impulsar espacios para conversar con sus colaboradores acerca de su desempeño, de los proyectos de la compañía, de sus roles y lo que sienten al respecto. Estos momentos deben servir además para entregar y recibir retroalimentación y establecer entre todos las mejores prácticas para optimizar la convivencia y la productividad del equipo.

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  1. Cuidar el ambiente laboral:

Un buen clima laboral ofrece las condiciones adecuadas para que las personas se motiven y puedan cumplir con sus tareas, trabajen en equipo armónicamente,  se sientan importantes y busquen la forma de cumplir con sus objetivos a tiempo.

El ambiente laboral está formado por muchos factores, incluyendo emocionales, físicos, intangibles, etc, que afectan directamente la forma de comportarse y trabajar de los colaboradores. Por esta razón, es necesario realizar una evaluación de clima laboral que permita conocer el estado de dichos factores y usar los resultados para crear planes de acción que permitan cerrar las brechas identificadas.

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  1. Permitir la flexibilidad laboral:

Las personas son cada vez más conscientes de la necesidad de conciliar su vida laboral con la personal y buscan empleos en los que puedan manejar su tiempo sin las restricciones de horario tradicionales. Ofrecer la oportunidad de gestionar autónomamente el tiempo y manejar sus propios horarios de trabajo es una práctica motivadora y que hace sentir valoradas a las personas.

La flexibilidad depende de la forma como el empleado asuma la situación y organice sus tareas para cumplir con todos los pendientes y entregas en el tiempo y la forma convenidas. La clave está en la confianza de la empresa hacia el colaborador y en la responsabilidad y seriedad con la que este lo asuma.

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Las organizaciones deben preocuparse por cultivar un ambiente laboral adecuado, flexible y colaborativo que permita una comunicación fluida y una priorización de tareas que identifique las cosas importantes de las urgentes y permita cumplir con los compromisos a tiempo, alcanzar los objetivos esperados y consolidar la productividad y competitividad individual y global.

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  • Patricia Ballesteros

    Excelente artículo. Los aspectos tomados en cuenta en cuenta en el artículo, aparentemente sencillos, son muy importantes.

    Lamentablemente algunas empresas colombianas, grandes y pequeñas, no tienen en cuenta la flexibilidad en los horarios, ya que consideran que deben estar todo el tiempo viendo sus empleados, para asegurarse de que si están cumpliendo con sus compromisos y responsabilidades. De la misma manera, para algunos líderes el que trabaja hasta más tarde, es el colaborador más comprometido y responsable y lo que sucede es todo lo contrario.