Productividad

Cómo organizar las tareas para mejorar la productividad

La antigua creencia de que trabajar más horas era sinónimo de más productividad ha empezado a quedarse obsoleta. Creo que la gran mayoría de gente coincidirá en que estar 8 horas ininterrumpidas dedicado a una tarea hace que, en realidad, tarde más en hacerla de lo que debería.

Entonces, si debemos aparcar la arcaica formación organizativa que hemos adquirido hasta ahora en las empresas, ¿qué alternativa debemos tomar? ¿cómo organizar nuestras tareas, tanto personales como profesionales, para conseguir que la productividad sea mejor?

Les traemos una lista de rutinas que nos ayudan a organizarnos, y que se pueden incluir en el día a día, basada en la experiencia de profesionales y estudios que demuestran su eficacia.

  • Revisar la bandeja de entrada del correo 3 veces al día

Tal vez no sea su caso, pero es muy común recibir una cantidad de correos indecente cada día en el trabajo. Si intentamos contestarlos todos a medida que van llegando será imposible acabar concentrándose en la tarea principal que se está haciendo. Las interrupciones son uno de los motivos que más perjudican a nuestra productividad. Si va a hacer algo, dedíquese a ello al 100% hasta que lo termine o hasta que llegue a una fase en la que pueda cortarlo y seguir en otro momento o día.

Establezca 3 horas concretas durante la jornada para revisar el correo y dedicarse exclusivamente a contestar todo lo que sea necesario; clasifique con etiquetas (Gmail permite hacerlo) el grado de importancia de los correos y respondalos con base en eso.

  • Controlar las pestañas abiertas en el navegador web

Puede parecer algo insignificante y sin mucha importancia, pero lo cierto es que tener unas 20 o 30 pestañas abiertas al mismo tiempo en el navegador web quita tiempo y desconcentra enormemente. Se trata de un ‘vicio’ que mucha gente tiene; a diario en el trabajo me sorprendo de la cantidad de ventanas que abren mis propios compañeros.

Cuando salta de una pestaña a otra, su cerebro libera los receptores de dopamina que le proporcionan la ilusión de que está siendo más productivo. Sin embargo, en realidad el cerebro no está procesando realmente todo esos estímulos, más bien salta de un punto de enfoque a otro de forma frenética tratando de marcar un elemento de entre una rápida sucesión de elementos.

Un estudio de la Universidad de Sussex escaneó distintos cerebros de personas haciendo multitarea. Lo que encontraron fue que cuanto más tareas se hacen, menos materia gris circula por la corteza cingulada anterior (ACC), la parte del cerebro asociada con el procesamiento cognitivo y emocional. Así que si cree que tener pestañas hace que tengas más cosas “bajo control” y “accesibles”, es solo una ilusión, en realidad a su cerebro le costaría menos buscarlas desde cero, gracias a la memoria, que encontrarlas entre tanta información.

  • Organizar el tiempo contando con el poder de los descansos, ‘breaks’ o ‘kit-kats’

Parar de hacer algo para tomarse un descanso puede sonar contraproducente; ¿no es tiempo que podría pasar terminando el proyecto que tenga en marcha? En realidad no. Su cerebro necesita una pausa para seguir funcionando al mismo ritmo. Aunque en muchas empresas esté mal visto irse del escritorio, el trabajador podría tranquilamente seguir en él sin hacer nada porque su cerebro no se lo permite.

Gracias a los ritmos circadianos, el cerebro sólo puede centrarse durante cierto tiempo antes de que necesite un descanso. Su circuito consiste en almacenar, usar la glucosa como combustible, agotarse y recargar.

¿La mejor forma de organizar el tiempo para ser productivo? Se debe desconectar de la tarea durante al menos 15 o 20 minutos tras dedicarle entre 60 y 90 minutos. De hecho, el programa Desktime, en base a los datos de sus usuarios, descubrió que la gente más productiva era la que dedicaba una media de 52 minutos trabajando y 17 minutos de pausa seguidamente.

El tiempo del descanso es preferible usarlo en desconectar completamente de cualquier tarea; es decir, no se considera descanso decidir comprobar el correo en ese momento. Pruebe con cosas como salir a dar un paseo; eso reduce el estrés y aumenta la creatividad, aunque también es buena idea ir a comer o beber algo y aumentar sus niveles de glucosa para alimentar al cerebro.

  • Las listas de tareas, en su justa medida, ayudan

El cuerpo nos responde con una agradable sensación de satisfacción y orgullo cuando conseguimos completar una lista de tareas. Ya sea la lista de la compra, o la lista de tareas del día, nuestra cabeza nos dice algo así como: toma, bien hecho, que crack.

Los grandes objetivos son importantes, sin embargo, los pequeños objetivos son los que nos dan el empuje motivacional para continuar. Una vez has elegido un gran objetivo; por ejemplo, en el trabajo podría ser “aumentar el tráfico al blog”, es momento de poner pequeñas acciones en orden que le llevarán a conseguirlo y que son asumibles en el corto plazo. Poco a poco se va tachando la lista, y sin darse cuenta ha terminado el proyecto.

La lista ha de tener tareas pequeñas y realistas, de lo contrario, si ponemos tareas muy ambiciosas o proyectos largos, la sensación de no acabar nunca de poner el ‘check’ nos hará decaer y frustrarnos.

  • ‘Trackear’ las horas dedicadas a algo

Seguro que alguna vez se ha preguntado si vale la pena gastar mucho tiempo en una tarea en concreto. ¿Me aporta suficiente beneficio como para dedicarle tanto? Es habitual dejarse llevar y olvidar el objetivo de por qué estamos haciendo algo. Pongamos un ejemplo muy básico: si ha de llevar una tarta de cumpleaños para alguien, le hace ilusión hacerla usted mismo o misma, pero eso le va a suponer perder toda la tarde para comprar los ingredientes y hacerla.

En ese momento cabría plantearse si merece la pena gastar ese tiempo en eso o si puede aprovechar para hacer otra cosa más importante, o si realmente el hecho de hacer la tarta personalmente va a ser un regalo lo suficientemente significativo como para dedicarle horas.

Haga un estudio entre la relación de lo que gasta en hacer algo y los beneficios que le trae.  Harvest es una herramienta que le ayuda y a todo un equipo de trabajo, a llevar la cuenta del tiempo que se dedica a cada actividad y le ofrece luego un análisis de las métricas recopiladas para decirle si ese tiempo está siendo bien invertido o no, en relación a los objetivos que marca.

Recomiendo también echar un vistazo a la técnica 80/20; en este post la cuentan desde la experiencia personal de haberla aplicado y los resultados que ha dado. Básicamente consiste en cómo dedicar el 20% del tiempo en aquello que le aporta el 80% de los beneficios.

  • Conociendo la herramienta de gestión Trello más a fondo

Si aún no ha oído a hablar de esta herramienta, tengo que presentártela porque en ocasiones puede convertirse en una ayuda inestimable para organizar tus tareas. Trello es una plataforma, basada en la Metología Kanban, que  organiza sus proyectos y tareas en tablones; puede elegir que sean privados o puede incluso tenerlos compartidos para hacer proyectos comunes con un equipo. Este es un completo post en el que explican cómo usar Trello.

Lo que más me gusta de esta herramienta es que sus creadores ponen muchos ejemplos de cómo aprovecharla y los comparten de forma gratuita: puede encontrar tableros de cualquier temática, desde marketing, rrhh, organización de empresas o tareas personales. En este artículo puede acceder a una lista de las ‘boards’ o tableros imprescindibles para cada negocio o necesidad .

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