Productividad

Productividad: 5 Claves para administrar el tiempo eficientemente

Todas las organizaciones quieren ser más eficientes con la gestión del tiempo de trabajo de sus colaboradores. Es probable que los líderes ya hayan descubierto cómo administrarlo, pero a medida que empiezan a crecer son más y más las ocupaciones que aparecen y es necesario repensar la forma cómo se están distribuyendo las tareas durante el día.

Una jornada laboral con un tiempo correctamente distribuido para completar todas las tareas pendientes es la clave para alcanzar a mediano y largo plazo los objetivos personales y globales en una organización.

Encuentre acá: 5 Hábitos que debería eliminar de su rutina

Por esto, hoy vamos a reseñar 5 aspectos a tener en cuenta a la hora de diseñar una estrategia de administración del tiempo de trabajo eficiente y productiva. Veamos:

  1. Establecer una jerarquía de tareas (y cumplirlas)

 Haga una programación semanal, y mensual para tareas a largo plazo, que le permitan identificar las tareas de mayor y menor prioridad. Recuerde que lo urgente no es siempre lo importante, eso significa que las tareas de nivel inferior deben hacerse sólo cuando haya terminado las tareas críticas y tenga tiempo libre para dedicarse a ellas, recuerde la idea es completarlas todas en el plazo establecido.

Existen muchas herramientas tecnológicas al alcance de la mano para controlar y gestionar las tareas y la duración de cada una de ellas. Lo importante es administrar el tiempo estableciendo objetivos realistas, tiempos adecuados para lograrlos y un orden jerárquico que permita completar primero las cosas más importantes.

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  1. Controle su correo electrónico (no al revés)

 Las personas pasan horas revisando su correo electrónico y no se dan cuenta que eso les quita tiempo valioso para completar sus tareas. Un estudio de Radicati Group prevé que un trabajador americano enviará 136 correos al día en el 2017. Otro estudio de McKinsey & Company estima que las personas gastan la cuarta parte del total de su tiempo de trabajo usando el correo.

Existen muchas formas de gestionar el correo electrónico eficientemente con prácticas tan sencillas como desactivar la comprobación automática, filtrar el correo con copia, definir el asunto del correo, crear listas prioritarias, etc. La clave está en escribir correos sólo cuando sean necesarios y no convertirse en un esclavo de ese tipo de aplicaciones.

Aprenda acá: Cómo usar su correo electrónico productivamente 

  1. Asista sólo las reuniones necesarias

 Asegúrese que su participación sea estrictamente necesaria e indispensable en cada reunión de trabajo a la que asista. Si es una reunión que no le compete, simplemente no asista. Las reuniones pueden durar horas y no tener nada que ver con el trabajo de alguno de los participantes, es un tiempo que luego deseará no haber perdido.

Un método recomendado para evitar la participación de personas innecesarias en las reuniones es mantener una agenda de reuniones actualizada en línea y hablar siempre directamente de ello para evitar malentendidos y gastos de tiempo innecesarios.

  1. Programe reuniones cortas

Las reuniones de trabajo son el mejor mecanismo para dejar claros los nuevos proyectos que se van a emprender, los objetivos que se persiguen, para realizar una distribución eficiente de tareas y para resolver las dudas de los involucrados.

Sin embargo, esas reuniones tienden a alargarse innecesariamente y a tocar temas que no corresponden. Es clave establecer los temas a tratar de antemano, programar la duración de la reunión para que séalo más corta, concisa y productiva posible e invitar sólo a las personas indispensables. Recuerde que menos es más.

Lea más acá: 5 Consejos para tener reuniones de trabajo productivas

  1. Flexibilice su calendario

 Antes decíamos que la creación y actualización de un calendario de tareas semanales y mensuales con un orden jerárquico de prioridades es clave para la productividad, pero también es necesario adaptarse a las novedades del día a día y ser capaz de flexibilizar los tiempos para reorganizar las tareas prioritarias cuando estas surjan.

Casarse con el calendario no es buena idea, eso puede causar que se pierdan oportunidades valiosas. El cronograma debe ser una guía para cumplir con los tiempos, pero debe estar siempre abierto a incorporar las novedades y nuevas tareas que surgen normalmente en el trabajo.

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En resumen, la óptima gestión del tiempo en el trabajo depende de una organización y planeación cuidadosa y disciplinada del calendario de tareas. Establecer una jerarquía que identifique prioridades en las tareas, controlar el uso del correo electrónico, asistir sólo a las reuniones necesarias y flexibilizar los tiempos son acciones sencillas que permiten mejorar la productividad y alcanzar los objetivos en el tiempo esperado.

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