Productividad

Productividad: 5 Consejos para reuniones exitosas

Las reuniones de trabajo en las empresas son cada vez más frecuentes y para muchos de los participantes representan una enorme pérdida de tiempo.

La idea al celebrar una reunión de trabajo al interior de la compañía es poder mejorar la comunicación interna, lograr conclusiones concretas y acordar estrategias productivas y eficaces que ayuden a alcanzar las metas de la organización. Sin embargo, en muchas ocasiones eso no sucede y el tiempo de la reunión pareciera ser totalmente perdido.

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Microsoft realizó una encuesta entre varias empresas de Estados Unidos y encontró que los colaboradores de una organización gastan en promedio 5,6 horas semanales de su trabajo en reuniones internas, el dato sorprendente es que el  71% de los empleados tenidos en cuenta en el estudio afirmó que no piensan que esas reuniones sean realmente productivas.

Estos son 5 consejos prácticos para realizar reuniones de trabajo productivas:

1. Planifique la agenda:

Elabore un plan que contenga todos los aspectos que se van a discutir en la reunión, evite incluir temas innecesarios o que nada tengan que ver con el objeto de la reunión.  La elaboración de la agenda le permitirá ajustar los tiempos de la reunión y evitar que en medio de la misma se toquen aspectos que no interesan o se olviden otros  importantes.

Distribuir la agenda previamente entre los asistentes a la reunión  es importante para que todos estén preparados y sepan exactamente sobre cuales temas se va a hablar y cuáles son los aportes que se esperan de cada uno de ellos. La planificación y divulgación de la agenda le permitirá ahorrar tiempo y lograr una mayor productividad en los resultados.

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2. Considere las expectativas:

Tras planificar la agenda y definir los temas de la reunión, pregúntese cuales son las expectativas que tiene de la misma y a qué resultados concretos quiere llegar al terminarla. Sea consciente de las limitaciones que pueden presentarse en la reunión, el tiempo o la ubicación geográfica de un participante vía internet por ejemplo.

Gestione la reunión con el suficiente tiempo de anticipación e invite a todas las personas que considere necesarias, tenga en cuenta la información y herramientas disponibles para la reunión y sea realista con los resultados que espera, así evitará decepciones y logrará resultados concretos.

3. Elija a los participantes:

Invite a la reunión únicamente a las personas necesarias, evite la participación de empleados que no tienen que ver con el tema a tratar o que a pesar de sus conocimientos relacionados con el tema, simplemente usted no considere que sean necesarios para llevar a cabo el encuentro.

Incluya a cualquier empleado que crea que le puede aportar información y soluciones concretas respecto al tema e impulse la participación activa de todos los asistentes, así se sentirán valorados y sabrán que sus opiniones serán tenidas en cuenta a la hora de emitir las conclusiones.

4. Mantenga conectado al equipo:

Empiece y termine la reunión puntualmente, cerciórese que estén presentes todos los participantes, asegúrese de contar con toda la información y herramientas. No pierda el tiempo buscando o descargando archivos en medio de la reunión o verificando conexiones telefónicas o de internet, asegúrese de hacer todas esas tareas antes de empezar.

Dirija la reunión con claridad y respeto, anime a todos los participantes para  que intervengan en la reunión constructivamente, permita las diferencias en las opiniones pero siempre conservando el respeto. Si se pierde el enfoque reoriente la reunión y no permita que la discusión  se salga de los temas previamente acordados.

5. Divulgue las conclusiones:

Cuando se terminen de discutir todos los temas de la reunión evite alargarla o incluir temas nuevos, a menos que sea estrictamente necesario, y trate que la reunión no se prolongue por muchas horas puesto que los participantes se van a desconcentrar y se perderá el sentido del encuentro.

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Al final, proceda a recapitular la reunión, anuncie los resultados, verifique que se hayan cumplido los objetivos y comuníqueles a los asistentes las conclusiones. Distribuya un plan de tareas y funciones asignadas tras la reunión y planifique una nueva reunión si concluye que existen asuntos que lo ameriten.

Una cantidad excesiva de reuniones podría afectar la productividad y el clima laboral de su compañía, aprenda a planificarlas y realícelas únicamente cuando considere que es necesario.

Evalúe las competencias de sus colaboradores y aumente la productividad de su organización

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