Productividad

4 Consejos para optimizar la productividad en su organización

En muchas ocasiones sentimos que la duración de la jornada laboral no es suficiente y que el tiempo no nos alcanza para cumplir con todas nuestras tareas y pendientes. Es bien sabido que el tiempo es uno de los mayores tesoros de las personas, pero también sabemos que no es ilimitado y que hay que aprender a administrarlo para lograr la mayor productividad y eficiencia posible.

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Por esta razón, hoy vamos a entregar 4 consejos prácticos para gestionar el tiempo de la jornada laboral con efectividad y lograr completar las tareas y alcanzar los objetivos que perseguimos en el día a día de nuestro trabajo. Veamos:

1. Establecer objetivos y prioridades:

Fijar los objetivos que tenemos es la llave para gestionar el tiempo correctamente, si no sabemos qué es lo que tenemos que hacer, entonces no vamos a llegar a ningún lugar. Es necesario establecer las metas que se van a perseguir, tomarse el tiempo para analizarlas, planificar la forma de alcanzarlas y poner fechas límite para ejecutar las tareas.

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Establecer cuáles son las prioridades que tenemos en nuestro día a día en el trabajo es básico para alcanzar los objetivos y distribuir el tiempo productivamente, no todas las actividades son urgentes ni todas importantes.

Priorizar es necesario para evitar perder el tiempo en tareas secundarias y poner demasiada atención a situaciones que aunque parezcan urgentes, no terminen siendo importantes a largo plazo. Es importante hacer una clasificación de cada uno de nuestros pendientes para saber cuáles atender y cuales prescindir.

2. Evitar las distracciones:

Las interrupciones y distracciones son cosas que acompañan cada tarea que emprendemos en nuestro trabajo, lo que deberíamos hacer para gestionar nuestro tiempo de una manera más eficiente y productiva, es evitarlas y en caso de no poder hacerlo, gestionarlas inteligentemente.

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Por ejemplo, se deberían responder sólo los correos electrónicos que sean necesarios, los que no sean importantes podemos responderlas en otro momento tras terminar nuestra tarea. El espacio de trabajo, los ruidos, la falta de iluminación y los objetos que puedan distraernos son cosas que podemos revisar y mejorar para facilitar nuestro trabajo y evitar interrumpirlo constantemente.

Por otro lado, debemos entender que no todas las reuniones o citas de trabajo que tenemos en nuestra agenda son urgentes o realmente necesarias. Para determinarlo, debemos analizar la agenda y examinar cuáles son las reuniones que interfieren con nuestras tareas y que podemos evitar o aplazar y cuáles son las realmente necesarias e importantes.

3. No posponer ni abandonar las tareas:

Una de los mayores tentaciones que podemos tener en nuestro trabajo es la de posponer el trabajo cuando tenemos algún tiempo de sobra o cuando nos enfrentamos a tareas complicadas o pesadas. Este es un gran error puesto que cuando llegue el momento de entregar este tipo de pendientes, vamos a tener muy poco tiempo para llevarlos a cabo y seguramente vamos a entregarlos incompletos o mal realizados.

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Lo recomendable es asumir que existen tareas más complicadas y extensas que otras y que lo mejor es darles prioridad para entregarlas a tiempo y de la mejor manera. De lo contrario, vamos a reducir la productividad y a poner en entredicho la calidad de nuestro trabajo y desempeño dentro de la organización. Abandonar una tarea que hemos empezado a causa de complicaciones u obstáculos es otra falla crónica, rendirse no es una opción, rediseñar la estrategia para completar el trabajo sí lo es.

4. Saber decir no:

Los compañeros de trabajo piden ayuda en muchas ocasiones para completar sus tareas y es difícil decirles que no. Pero es muy importante no permitir que las demandas de los demás nos agobien y nos quiten el tiempo destinado para completar nuestras propias tareas, que lógicamente priman sobre las de los demás.

No se trata de ser egoísta o desentenderse del trabajo de los demás, pero lo primero es cumplir con nuestras labores y si nos sobra tiempo, dedicarlo a ayudar u orientar a los demás. Se trata que los compañeros entiendan que no se puede estar siempre disponible para ellos y que eso no implica falta de compañerismo o colaboración.

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En conclusión, la correcta gestión y administración del tiempo en el trabajo depende de una organización y planeación de la agenda muy cuidadosa. Establecer las metas y las prioridades, evitar las distracciones e interrupciones, no posponer ni abandonar las tareas complicadas y saber cuándo decir no a las peticiones de los compañeros de equipo, son las claves para tener un día a día productivo y cumplir con todas nuestras metas, lo cual se verá reflejado tanto en los resultados individuales como en los de la compañía en general.

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