Recursos Humanos

¿Qué debe tener en cuenta para hacer una descripción de cargo?

Uno de los procesos que condicionan la obtención de resultados en un departamento de gestión humana es la descripción de cargo. A partir de la información consignada allí, se establece la planeación y organización de procesos como la selección, capacitación y compensación de los colaboradores.

Elaborar una descripción de cargo improvisada puede desencadenar inconvenientes en todos los procesos asociados del departamento. Y para evitar este tipo de imprecisiones, a continuación, se mencionan algunos elementos que le permitirán darle consistencia a todos los procesos de gestión humana y a los modelos de competencias que desee implementar.

1. Recolección de información

La descripción de cargo se realiza a partir de la interacción de 3 actores: el titular del cargo, el jefe y el facilitador. Este último, en la mayoría de los casos, es el profesional de RR.HH.  A partir de esta interacción y de la revisión de información documental se logra recolectar el material necesario para realizar una descripción de forma escrita.

Generalmente, la recolección de información se da a través de alguno de estos métodos: entrevista, observación y la revisión de documentos que previamente haya elaborado la empresa sobre la descripción de procesos.

2. Identificación del cargo

El primer bloque de información de la descripción debe contener todos los datos que permitan identificar y ubicar al cargo dentro de la estructura de la empresa. Así, por ejemplo, se consignan datos como: nombre del cargo, departamento al que pertenece y cargo del jefe inmediato.

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3. Objetivo del cargo

Este bloque de información permite identificar para qué sirve el cargo. Aquí se deben plasmar las responsabilidades y su misión. Es necesario dejar clara la diferencia entre actividades y responsabilidades. Las actividades son tareas que se generan a diario en un cargo, mientras que las responsabilidades pueden agrupar diferentes actividades dentro de un mismo proceso. Por ejemplo:

 Recibir las solicitudes de facturación (revisarlas, aprobar y enviar la factura) son actividades que hacen parte de las funciones del encargado de generar facturación.

De igual modo, la agrupación de responsabilidades determina la misión del cargo, el cual a su vez determina el objetivo final del puesto.

descripción de cargo

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 4. Plasmar responsabilidades, no actividades

Las descripciones de cargo deben contener responsabilidades y no actividades, puesto que estas últimas pueden variar en un cargo por cambios de tecnologías, simplificación o complicación de los procesos. Una descripción basada en actividades se volvería obsoleta en corto tiempo e implicaría una pronta actualización.

La descripción de una responsabilidad debe contener 3 elementos:

  1. Describir la responsabilidad a partir de una acción expresada en un verbo en infinitivo.
  2. Mencionar el objeto o proceso sobre el que se realiza la acción.
  3. Resultado.

Un ejemplo puede ser el siguiente:

“Desarrollar (acción) la estrategia de mercadeo de los diferentes productos de la compañía (objeto) con el fin de garantizar el cumplimiento de las metas de ventas establecidas (resultado).”

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5. ¿ Qué requiere el cargo?

Esta parte requiere consignar aquellos elementos necesarios para desempeñarse de forma exitosa en el cargo, alli se plasma la siguiente información: nivel educativo, conocimientos específicos,  experiencia y competencias. Tambien serán determinadas las áreas u organizaciones con las que el cargo tiene relaciones, tanto internas como externas y la especificación del motivo de la relación.

La descripción de cargos es la base para lograr coherencia entre las expectativas de un cargo y el desempeño de las personas que lo ocupen. Por lo tanto, es la base para implementar toda planeación en el área de gestión humana. Hacer una descripción metódica y que refleje la realidad del cargo le proporciona una base sólida para fortalecer todos los procesos del área.

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