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3 Consejos para el éxito del proceso de onboarding de sus empleados remotos

El onboarding es el proceso que permite ayudar a los empleados recién contratados a aclimatarse a su nuevo lugar de trabajo de manera oportuna y a ponerlos en línea con la estrategia, cultura y valores de la empresa, con la comprensión del funcionamiento del trabajo, los procesos y las tareas que debe empezar a ejecutar y con la interacción y construcción de confianza con el equipo de trabajo.

Un proceso de onboarding efectivo mejora la tasa de retención, ayuda al desempeño e incrementa la satisfacción de los nuevos colaboradores. Teniendo claros los beneficios de implementar este proceso, la pregunta es: ¿el programa de onboarding de su compañía también incluye a los empleados remotos?

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De acuerdo con estadísticas oficiales, tan sólo en Estados Unidos el 43% de las personas trabajan de forma remota algunas veces al mes y el 31% lo hace de 4 a 5 días por semana. Aunque en Latinoamérica la tendencia está un poco más atrás, el trabajo remoto ha ido tomando fuerza y es importante optimizar el proceso de onboarding para los colaboradores que van a trabajar desde su casa.

Hoy vamos a compartir algunos consejos para asegurarse que el proceso de onboarding de su compañía sea efectivo y útil para sus empleados remotos. Veamos:

  1. Mantenerse conectados para reducir la distancia

Trabajar de forma remota es beneficioso para las personas y la compañía, pero también reduce la comunicación y la conexión entre colaboradores. Aunque esto es preocupante desde el punto de vista de la productividad, también es perjudicial para los empleados sentirse solos o excluidos. Por ello, se deben proporcionar amplias herramientas para mantener la conexión entre ambas partes.

  • Preparar presentaciones: Enviar al nuevo colaborador videos, documentos, checklists y presentaciones que incluyan la misión, visión, valores, filosofía, cultura, estrategia, objetivos, integrantes del equipo y funciones específicas del cargo es clave para acompañar al empleado en su adaptación.
  • Usar herramientas digitales: Existen muchos softwares que permiten mantener en contacto permanente a los equipos valiéndose de la conexión a internet. Herramientas de administración de proyectos como Slack, de videollamadas como Skype y el correo electrónico corporativo son recomendables para mantener al equipo conectado.

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  1. Ahorrar tiempo organizando el proceso con anticipación

Muchas de las organizaciones que llevan a sus nuevos empleados remotos a la oficina para hacer el proceso de incorporación y capacitación tienen un tiempo muy limitado para realizar todas estas actividades. Por ello, hay que asegurarse de aprovechar ese espacio correctamente para firmar los documentos contractuales y responder todas las preguntas que surjan. Una vez que el colaborador empieza a trabajar en casa es un poco más difícil hacerlo.

  • Empezar el onboarding antes del día uno: Muchos de los pasos más tediosos del proceso de contratación pueden completarse antes que el empleado llegue a la oficina. Preparar los contratos, activar el correo electrónico y las cuentas en las herramientas digitales de la compañía con anticipación ayudan a agilizar el proceso.
  • Definir cada paso del proceso: Establecer un cronograma de actividades específicas para cada uno de los días que el empleado va a estar en las oficinas es la mejor forma de organizar el tiempo y aprovecharlo al máximo. Incluir desayunos de trabajo, reuniones con el jefe directo y conocer al equipo son aspectos clave del proceso.

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  1. Crear un proceso de feedback continuo

Para los empleados remotos la retroalimentación es imprescindible. Es una estrategia clave para promover el desarrollo del talento humano, además permite fortalecer las relaciones entre los líderes y sus colaboradores a distancia. El objetivo del proceso de retroalimentación es ayudar al colaborador a identificar sus oportunidades de mejora y a crear un plan de desarrollo para aprovecharlas y cerrar sus brechas de desempeño.

  • Evaluar el desempeño: Establecer un calendario de evaluaciones de desempeño, que incluya competencias y objetivos, y comunicárselo al empleado remoto es clave para que tenga tiempo para prepararse para el proceso. Explicarle los mecanismos de evaluación y la fecha y forma de entrega de los resultados también es importante.
  • Preparar la sesión de feeback: Antes de entregar la retroalimentación, se deben analizar los resultados, identificar los puntos altos y bajos en el desempeño y comportamiento y a partir de ello elaborar un mensaje concreto que contenga las recomendaciones y lo que se espera del colaborador en su proceso de mejoramiento.

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Incorporar empleados remotos a su organización puede llegar ser un gran desafío. Pero con un poco de planificación estratégica y un proceso de onboarding bien estructurado, podrá ahorrar tiempo, ayudar a los empleados remotos a establecer conexiones efectivas con sus compañeros y líderes y asegurarse que todos obtengan la retroalimentación y comentarios que necesitan para gestionar con éxito su desempeño.

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