Productividad

3 Consejos para preparar un proceso de retroalimentación

Entregar retroalimentación luego de realizar una evaluación de desempeño en la organización, ya sea de gestión por competencias y/o de cumplimiento de metas, es una de las tareas más complejas para cualquier líder, pero es necesario que el encargado se prepare para hacerlo y así completar el proceso que finalmente debe aprovechar las oportunidades de mejoras identificadas para cerrar las brechas.

No es un secreto que pocas personas disfrutan entregar retroalimentación cuando se trata de comentarios negativos, y no son muchas más las que quieren recibir esos comentarios, es un asunto incómodo. Sin embargo, la mejor forma de respetar y potenciar a sus colaboradores es entregándoles un mensaje preciso, robusto y con carácter.

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Sin embargo, la retroalimentación negativa no debe convertirse en un drama, al contrario, debe asumirse con madurez y entender que es una oportunidad única para optimizar el desempeño de los colaboradores y trabajar en el mejoramiento de las competencias con menor calificación y de las metas con bajo cumplimiento.

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El verdadero objetivo de un proceso de retroalimentación es marcar diferencia y ayudar al colaborador en su desarrollo profesional y a la organización a aumentar su productividad, tanto grupal como individual. En ese contexto, la preparación de la charla es clave para atacar los puntos importantes y entregar el mensaje correcto a los colaboradores.

Existen 3 aspectos básicos que deben tomarse en cuenta antes de iniciar el proceso para lograr que la retroalimentación sea efectiva y constructiva. Veamos:

  1. Entregar el mensaje adecuado

La clave para que las personas escuchen con atención y tomen con seriedad una charla que aborde los resultados de la evaluación de desempeño es ser claro, directo y específico con lo que se quiere decir. Suavizar el mensaje no es aconsejable, ya que aunque sea más cómodo para abordar el tema en cuestión, disminuirá el impacto que quiere causar con sus comentarios.

Si se siente incómodo o indeciso para entregar la retroalimentación, es necesario que escriba lo que quiere decirle a su colaboradores, que tome en cuenta todos los aspectos que quiere abarcar y que prepare el tono del discurso que va a entregar, siempre en el marco de un lenguaje respetuoso y constructivo.

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  1. Tener un plan de desarrollo definido

Entregar retroalimentación es un proceso de comunicación delicado que requiere lograr un equilibrio entre respeto y fortaleza en el mensaje. Pero también deben estar claras las expectativas que se tienen tras la recepción del mensaje, ya que si el colaborador nota que no se tienen perspectivas de mejorar el rendimiento, puede transmitirle una sensación de inseguridad e incertidumbre respecto al futuro.

La clave para el éxito de la retroalimentación está en empezar la conversación teniendo claros los objetivos, peticiones y recomendaciones para su colaborador, de esta manera esa persona recibirá la información y el respaldo necesario para implementar el plan de acción encaminado a optimizar su rendimiento y cerrar las brechas identificadas.

Consulte acá: 5 Consejos para preparar su próxima evaluación de desempeño

  1. Transmitir confianza al colaborador

Cuanto más confíen en la autoridad y el desempeño de su líder, mejor va a ser la recepción de la retroalimentación por parte de los colaboradores. La mejor forma de hacerlo es empezar la conversación con una declaración del gran compromiso que la organización tiene con esa persona y con el aprovechamiento de las oportunidades de mejora identificadas en la evaluación de desempeño.

Lo importante es asegurarse que la confianza no afecte la sinceridad de la conversación. Cuando la relación con alguien en particular sea débil, lo recomendable es incluir a alguien que lo haga sentir cómodo y que le ayude a entender la importancia de su trabajo para la organización, así como la necesidad de aprovechar y cumplir con el plan diseñado para cerrar sus brechas de desempeño y explotar todo su potencial.

Encuentre acá: Cómo realizar un proceso de retroalimentación constructivo

En conclusión, la retroalimentación debe convertirse en una práctica habitual en medio del desarrollo del trabajo. A muchas personas no les gusta escuchar lo que hacen mal, pero a todos les gustaría identificarlas para revertirlas y optimizar el rendimiento laboral. El encargado de entregar la información es fundamental para el éxito del proceso, debe hacerlo con sinceridad, respeto y claridad, para evitar malentendidos y disgustos innecesarios.

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