4 Consejos para mejorar la comunicación interna en las organizaciones

En una entrada anterior hablábamos acerca de la importancia de la comunicación interna en las organizaciones.  Mencionábamos que los errores en los procesos y políticas de comunicación y la falta de los canales de retroalimentación y divulgación internos respectivos, provocan desconcierto y desinformación entre los empleados de la organización, lo cual se ve reflejado en el clima laboral, la motivación y la productividad de los colaboradores.

No saber comunicar es uno de los principales problemas en las compañías. Transmitir correctamente a los empleados los objetivos y valores que promueve la organización es fundamental para ejercer un liderazgo colaborativo y generar una cultura de apropiación, fidelidad y sentido de pertenencia hacia la empresa por parte de su talento humano.

Sin embargo, la transmisión adecuada y el manejo correcto de la información no son virtudes que tengan todas las personas, es necesario cultivar las habilidades comunicativas para superar los obstáculos y lograr un trabajo en equipo sólido basado en una comunicación interna clara, efectiva y colaborativa.

Estos son 4 consejos para mejorar la comunicación interna  y aumentar la productividad en la organización:

1. No mantenga conversaciones múltiples:

La idea es que atienda todas las inquietudes de sus empleados y le dedique el tiempo necesario a cada uno de ellos para conversar y solucionar los asuntos pendientes. No es recomendable que hable con varios empleados  al mismo tiempo sobre temas diferentes puesto que va a dividir su atención y perderá detalles importantes de cada caso.

La idea es mantener la concentración en la conversación y escuchar atentamente para brindar opiniones que sirvan realmente para resolver los asuntos de los que se están hablando.

2. Apunte la información:

Cuando esté hablando con sus empleados no asuma que va a recordar todo lo que le dicen porque indudablemente se le van a escapar detalles que pueden ser muy importantes. Use su cerebro para aportar las soluciones y respuestas a sus empleados, pero no para hacer un listado de las cosas que ellos le comunican.

Emplear herramientas de productividad es una forma fácil y segura de guardar la información, o si lo prefiere, el papel y el lápiz siempre estarán disponibles para no olvidar ningún detalle.

3. Atienda el correo electrónico:

Lea con mucha atención todo el contenido de los correos electrónicos que reciba y responda rápida y amablemente los que sean necesarios. Evite leer sólo el asunto o una parte del mensaje, esto causará que su respuesta no sea la adecuada y que le envíen más mensajes pidiendo la información que usted no brindó por no leer atentamente el correo.

Responda los correos con información breve, amable y precisa y que atienda todos los asuntos sobre los que se le están consultando. Si la información solicitada por el destinatario del correo es muy extensa o confidencial, entonces llámelo o cítelo personalmente para atender el requerimiento.

4. Cierre los asuntos:

Siempre que mantenga una conversación, ya sea personalmente, grupalmente, telefónicamente o mediante correo electrónico, cerciórese que todos los requerimientos y asuntos que hacen parte de la conversación queden resueltos y que no tenga que retomarlos a causa de las dudas de alguno de los implicados.

Pregunte a la persona, o personas, con quién está hablando sí está satisfecho con la información que se le ha brindado y si tiene alguna nueva inquietud o duda, así podrá estar seguro que el tema se ha cerrado y que no deberá dedicarle más tiempo.

Como podemos ver, estos son aspectos prácticos y fáciles de implementar para lograr una mejora significativa en la comunicación interna de las organizaciones, que se ha convertido en uno de sus mayores retos en plena época de la sociedad de la información.

Si se logra mantener a la plantilla al tanto de la información y novedades de la empresa, se va a dar un paso adelante en el establecimiento de un clima laboral óptimo que permita fortalecer la productividad de las compañías.

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