4 Razones por las cuales no debe prohibir el uso de las redes sociales en su oficina

Todos hemos visto en nuestro trabajo a ese colega, colaborador o incluso al propio jefe, que pasa todo el día revisando las actualizaciones de sus amigos en Facebook, o checkeando los últimos #hashtags en Twitter. Pero, ¿debemos prohibir el uso de redes en la oficina? o ¿debemos tomar acciones para que esta clase de espacios virtuales no se conviertan en un problema serio que llegue incluso a afectar la productividad y el clima laboral al interior de la empresa?

El uso de redes sociales en la oficina se ha convertido en una disyuntiva para las empresas. Por un lado, se piensa que si se permite su uso libremente, los empleados van a abusar del tiempo que le dediquen a estos espacios, disminuyendo su productividad, o que se puedan filtrar datos reservados de la compañía. Por otro lado, se dice que la restricción de estas puede causar malestar entre los empleados y que desaprovechar las múltiples ventajas que ofrece el uso de estas herramientas es un craso error para aumentar la eficacia en el desempeño de las tareas en las empresas.

Las siguientes son cuatro razones básicas para entender porque el uso de las redes sociales en el trabajo debe regularse, más no prohibirse para fortalecer el clima laboral:

1. Se incrementa la sociabilidad entre los compañeros de trabajo y esto influye positivamente en el desempeño del grupo en general puesto que al afianzar las relaciones entre colegas se logra establecer un ambiente de trabajo más amable y colaborativo.

2. Su uso como instrumento recreativo en un determinado momento del día permite a los empleados desconectarse de sus labores por un momento y despejar su mente para recargar energías, y por lo tanto, incrementar su productividad al volver de la pausa.

3. Aprovechar la gran cantidad de contenido disponible que circula en redes como Twitter o LinkedIn permite encontrar eficazmente información relacionada a las labores que se desempeñan, estar al tanto de las últimas noticias relativas al sector al que pertenece la compañía e interactuar con profesionales del área que pueden aportar nuevo conocimiento y resolver preguntas o dudas del empleado acerca de sus labores.

4. El establecimiento de unas normas claras respecto al uso de las redes sociales en el trabajo y la difusión efectiva del alcance y los lineamientos de dicha política entre todos los empleados de la empresa,  permite regular eficazmente el asunto y aplicar las sanciones previamente establecidas cuando ocurran situaciones como la filtración de informaciones en un marco legal, conocido y aceptado por todos los trabajadores, que va a evitar mayores inconvenientes laborales.

Hoy en día, la mayoría de empresas de telefonía móvil ofrecen servicios de datos que permiten tener conectado el teléfono a la web y a las redes sociales las 24 horas del día, por esta razón el restringir el uso de las redes sociales en la oficina pareciera no servir para nada.

La clave está en aprovechar el uso de estas herramientas en pro de obtener una mayor productividad es la regulación, es fundamental tener una política clara que explique a los empleados la manera en que deben usarse estos espacios durante el trabajo, esto implica determinar pautas claras en cuanto a tiempo permitido para su uso e información que puede o no ser publicada durante ese tiempo. Esto les permitirá a los empleados ir más allá de los usos tradicionales que hacen de las redes sociales en su vida personal para aprovecharlas en su vida laboral.

El estudio “Valores y Creencias” realizado por Deloitte en 2012 indica que el 41% de los ejecutivos de las empresas  creen que el uso de las redes sociales en el trabajo contribuye a mantener y mejorar la cultura y el clima laboral, pero muestra además que solo el 21% de los empleados piensan lo mismo.

Esto podría indicarnos que los empleados piensan que los líderes están forzando la creación de relaciones con sus empleados mediante el uso de redes sociales y que estos, incluso los más jóvenes y fanáticos de la tecnología, aunque lo valoren, sigan esperando más interacción desde los métodos más tradicionales: correo electrónico, llamadas telefónicas y, por supuesto, contacto personal.

El camino a seguir es aprovechar las redes sociales personales y virtuales al interior de la empresa para fortalecer el clima laboral y regular el uso de estas últimas para evitar inconvenientes mayores.