Todos los líderes buscan constantemente la manera de aumentar el compromiso y la satisfacción de sus colaboradores para mejorar la productividad de la organización. Pero no se puede simplemente exigir un mejor rendimiento sin poner en práctica estrategias efectivas para impulsarlo y mantenerlo.
Aunque no existen fórmulas mágicas para aumentar la productividad de un equipo, hay muchas acciones simples que un líder puede poner en práctica para inspirar a sus colaboradores y ayudarlos a ser más felices, estar más satisfechos y motivados con su trabajo, lo cual lleva a mejorar sus niveles de productividad y competitividad.
Desde la experiencia que vivimos día a día en nuestra organización, hemos identificado varias formas efectivas de mejorar la productividad de nuestros colaboradores y hoy queremos compartirlas. Veamos:
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Tomar descansos
Los descansos durante la jornada laboral permiten mantener la concentración a largo plazo y relajarse. Un breve tiempo de inactividad profesional le permite al cerebro renovar su creatividad y lidiar con las distracciones fuera del trabajo.
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Las pausas activas son un valioso recurso que permite a los colaboradores cambiar de actividad y ejercitarse para recargar su energía y volver a sus tareas renovados, de esta manera se mejora la productividad y se cumplen las tareas a tiempo.
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Mantenerse organizado
La organización y disciplina son claves para mejorar la productividad. Desde mantener al día el calendario de reuniones, pasando por actualizar la lista de tareas y proyectos, hasta organizar las carpetas en el archivador físico y los documentos digitales, cada parte de las funciones de un colaborador debe estar en orden para optimizar los procesos.
El desorden hace que perdamos tiempo mientras buscamos objetos y archivos perdidos. Es muy difícil completar las tareas pendientes cuando un colaborador no sabe dónde se encuentran las herramientas necesarias para lograrlo.
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Delegar tareas
Hay que perder el miedo a delegar tareas. Si un líder o un colaborador tienen una gran cantidad de trabajo pendiente y urgente, deben pedirles a sus compañeros que le ayuden a aligerar la carga para completar todo a tiempo.
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Algunos jefes tienen miedo a la hora de delegar responsabilidades en sus colaboradores. Esto no debe ser así, delegar genera confianza en los colaboradores, impulsa la productividad, eleva la responsabilidad y permite enfocarse en los pendientes más importantes.
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Decir NO a la multitarea
Muchas personas creen que hacer varias cosas a la vez significa terminar más rápido y, por ende, ahorrar tiempo. Pero, en realidad lo único que se logra haciendo múltiples tareas al mismo tiempo es perder más tiempo.
La multitarea requiere volver a centrar la atención en cada una de las tareas constantemente. Un enfoque reducido en cada tarea puede provocar errores y tiempos de finalización más largos. Centrarse en una sola tarea a la vez ayuda a producir mejores resultados.
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Definir plazos
Los plazos permiten a las personas saber cuándo necesitan entregar sus tareas, además de motivarlos a trabajar más rápido y completar sus objetivos a tiempo. Nada daña más la confianza y reputación que incumplir un plazo sin justificación.
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Los plazos vencidos demuestran falta de profesionalismo y de organización. Por ello, definir fechas límite para cada tarea y proyecto, además de hacer un seguimiento riguroso, es vital para optimizar la productividad de los equipos.
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Establecer objetivos
Los líderes deben establecer objetivos regularmente para sus equipos. Mejorar la productividad es más fácil cuando se tiene una hoja de ruta definida para alcanzar las metas. Entre los ejemplos de objetivos que podrían establecerse están:
- Aumentar los ingresos el segundo trimestre en un 20%.
- Ponerse en contacto con 100 clientes potenciales en las próximas dos semanas.
- Obtener 200 nuevos seguidores en LinkedIn este mes.
Para establecer objetivos se deben tener en cuenta los indicadores más importantes de la compañía, además deben poder medirse con claridad y poder cumplirse en los plazos establecidos.
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Recibir feedback
Uno de los factores más importantes para poder optimizar la productividad es pedir continuamente retroalimentación a los líderes y compañeros para saber que se está haciendo bien y qué debe mejorarse.
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Aprender a recibir comentarios sobre el desempeño y comportamiento en la oficina es clave para reconocer debilidades y convertirlas en oportunidades de mejora. De esta forma se podrá crear un plan de acción para cerrar las brechas identificadas.
Mejorar la productividad implica una combinación de varias prácticas y aspectos. Cada líder y sus colaboradores tienen sus propias técnicas para lograrlo, lo importante es trabajar cada día para cultivar nuevas habilidades y elevar el nivel de desempeño hasta alcanzar todo nuestro potencial.
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