Cómo mantener la comunicación en el teletrabajo

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Para evitar la propagación de Covid-19, la mayoría de los países han implementado estrictas medidas de contención. Como consecuencia, las empresas se han visto forzadas a adoptar el teletrabajo. Muchas de ellas por primera vez.

Sin embargo, ni los empleados ni jefes han sido preparados o entrenados para el teletrabajo. Una metodología que conlleva tiempo para adaptarse. Según el Reporte de Trabajo Remoto de Buffer, los 5 retos más comunes de los teletrabajadores son: 

  • Desconectarse del trabajo 
  • Lidiar con la sensación de aislamiento 
  • Dificultades de organización/comunicación 
  • Evitar las distracciones de la casa 
  • Mantener la motivación 

Si la empresa y los líderes no responden a estos desafíos de forma activa y consciente, el proceso de teletrabajo se complicará. En Acsendo hemos encontrado que para evitar todo esto y lograr un teletrabajo efectivo es clave: mantener al equipo unido. 

Y para lograrlo, la empresa necesita enfocarse en la comunicación y en lograr que sea abierta, ordenada y efectiva. Déjame contarte porqué. 

Comunicación activa: clave para el teletrabajo 

Peter Drucker dijo hace más de cinco décadas que “el 60% de los problemas empresariales son consecuencia de una mala comunicación”. La situación no ha cambiado mucho desde entonces: hoy solo el 28% de los empleados entiende la estrategia de su compañía.  

A pesar de la abundancia de canales y tecnologías, existe una brecha de comunicación entre el personal y la gerencia. Y cuando una empresa pasa a hacer teletrabajo, esta brecha aumenta considerablemente. Es una situación compleja que afecta a todos: 

  • Los jefes no reciben lineamientos claros de la gerencia para medir el desempeño o gestionar la comunicación en el teletrabajo. 
  • Los empleados no saben cuáles son sus metas o los resultados a alcanzar. Lo que aumenta hasta en un 40% la probabilidad de errores, según Forbes, y reduce su motivación y productividad. 
  • La gerencia, por último, empieza a ver demoras en los procesos, bajos resultados e insatisfacción por parte de los clientes y el personal. 

Claves para mantener la comunicación en el teletrabajo

En Acsendo tenemos personal en 5 países y 7 zonas horarias para atender a clientes de todo Latinoamérica. Sabemos que la comunicación es clave para el éxito del teletrabajo y los procesos de transformación digital.

Por ello queremos compartir contigo los consejos que hemos aprendido en nuestro proceso para mantener una comunicación efectiva y tener un equipo unido. Veamos: 

  • Estar cerca del personal

Corren tiempos de mucha incertidumbre. Es muy probable que el personal pueda sentirse abrumado frente a las medidas de cuarentena tomadas en algunos países o por el remezón que ha sufrido la economía durante las últimas semanas. 

Ayúdalos a sentirse calmados frente a lo que está sucediendo. 

Este es el momento para mostrarte como un líder cercano y abierto. Háblale a tu personal con claridad y transparencia sobre los retos que afronta la empresa y de lo que se espera de cada uno para superarlos con éxito. Pregúntales cómo se sienten trabajando desde casa y brinda feedback constante. 

 En Acsendo, por ejemplo, hemos realizado webinars con todo nuestro equipo para ayudarlo a mejorar su motivación. Aquí una foto de una de esas sesiones: 

                      Parte de nuestro equipo de Colombia y México en un webinar interno
  • Descifrar el ADN de tu equipo 

Entiende a tu equipo. Si son personas de edades diferentes, esto cambiará su relación con la tecnología. Habla con cada uno y llega a consensos con el equipo sobre el flujo de trabajo y los canales de comunicación que prefieren. 

Empieza organizando cómo van a trabajar. Te recomendamos usar metodologías agile o una evaluación de metas. Puedes usar de forma gratuita alguna de estas herramientas de colaboración

Luego debes aclarar el proceso de comunicación. Escoge los canales que van a utilizar, los tiempos de respuesta y la periodicidad con la que se va a reunir el equipo. En Acsendo usamos las siguientes herramientas:   

Pero estos no son más que herramientas. Lo ideal es que lo uses con una intencionalidad o un enfoque que sea tanto interesante como beneficioso para tu equipo. Nosotros usamos algunos de los anteriores canales para organizar sesiones digitales de pausas activas:  

Nuestra colaboradora Nathielly del equipo de Brasil en una pausa activa digital. 
  • Cambiar la concepción de productividad 

En el teletrabajo no hay lugar para el micromanagement. Es un cambio de perspectiva que se debe dar de forma gradual, pero los jefes deben avanzar hacia una gestión de resultados. 

Para ello es importante apoyarse en la tecnología. Los jefes pueden ahorrar tiempo y centrarse en lo que importa con un sistema que les ayude a alinear las metas de sus empleados y a seguir el cumplimiento de su desempeño.

En nuestro equipo interno usamos nuestro módulo de Home Office para que nos diga cuántas actividades se completaron, qué tareas tiene cada uno y medir así el desempeño en función de los resultados. Con un dashboard de este tipo se obtiene una visión global de todo lo que pasa en la empresa:

software de teletrabajo
Si deseas conocer esta herramienta, solicita una demo gratuita aquí.

Los líderes tenemos una responsabilidad crucial en este proceso. De nosotros depende que nuestras empresas puedan adoptar con éxito el teletrabajo y que los equipos se mantengan unidos y fuertes. Es clave que cumplamos los compromisos que asumimos y demos ejemplo, pues como dijo el físico Albert Einstein: “dar ejemplo no es la principal manera de influir sobre los demás. Es la única manera”.

Descubre cómo adaptarte al teletrabajo con una Guía para directivos y jefes

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