Productividad

¿Cómo usar el correo electrónico para aumentar la productividad laboral?

El correo electrónico es, hoy por hoy, una de las herramientas imprescindibles para el desarrollo de las labores y el funcionamiento de las organizaciones. Sin embargo, y sin negar sus enormes beneficios, algunos colaboradores abusan de su utilización y pierden una considerable cantidad de tiempo que podrían destinar para cumplir con el resto de sus tareas y funciones pendientes, provocando una disminución notable de la productividad laboral.

Según un estudio realizado por la compañía estadounidense de investigación y análisis tecnológico Radicati Group, un trabajador americano envió un promedio de 115 correos diarios durante el año 2013 y se estima que la cifra aumente a 136 correos al día en el año 2017Otro estudio de la consultora de administración estratégica McKinsey & Company, estima que las personas gastan una cuarta parte del total de su tiempo en el trabajo usando el correo electrónico.

Estos alarmantes datos demuestran claramente el mal uso que se la ha dado al correo electrónico al interior de las compañías. Una investigación de la Universidad de California, encontró que comprobar la bandeja de correo electrónico constantemente puede convertirse en una obsesión y ser perjudicial para su salud. Por esta razón, vamos a entregar algunos consejos prácticos para optimizar el uso del tiempo en el trabajo y para aprovechar realmente la productividad que nos puede ayudar a obtener una herramienta tan valiosa como el correo electrónico. Veamos:

1. Desactivar la comprobación automática:

Desactivar la opción de comprobación automática del correo electrónico en su dispositivo móvil es el primer paso para dejar de lado la obsesión por permanecer conectado todo el tiempo a su bandeja de entrada. Crear filtros que prioricen las notificaciones únicamente para cuando llegue un correo de una persona que usted considere importante, como el jefe de división o el gerente por ejemplo, o de alguien de quien esté esperando una respuesta urgente, es una buena opción para acudir al correo sólo cuando sea necesario.

2. Filtrar el correo CC (con copia):

Es muy factible que los correos que llegan con copia a su bandeja de entrada no sean los más relevantes o urgentes para usted. Activar un filtro, para que los mensajes cuyo destinatario principal no sea usted vayan a otra carpeta, funciona para reducir notablemente la cantidad de correos a revisar en su bandeja de entrada. Un columnista del portal LondonlovesBusiness.com explica que al activar este filtro, el 50% de sus correos terminó en esa carpeta y que el 90% de esos mensajes no tenían importancia o urgencia alguna para él.

3. No abusar de la función CC:

Esta recomendación va de la mano con la anterior. Cuando necesite enviar un correo, a algún departamento por ejemplo, no es necesario que envíe una copia a todos los integrantes de dicho departamento puesto que seguramente obtendrá más de una respuesta innecesaria, además de causar molestias y hacer perder el tiempo a todos los destinatarios que no entienden porque están incluidos en el mensaje. Al mismo tiempo, si es usted quien recibe un mensaje con una larga lista en la casilla de CC, trate de responder sólo a quién sea necesario para evitar convertir el tema en una cadena interminable.

4. Definir el asunto:

La casilla de asunto en el correo es fundamental para el éxito de un mensaje, aprovéchela y defina con precisión el tema por el cual está escribiendo ese correo. Muchas personas eliminan de antemano los mensajes que no llevan asunto, que lo tienen mal redactado o que simplemente no entienden a qué aspecto hace referencia. Sea muy específico al escribir el asunto del mensaje y recuerde redactarlo de nuevo cada vez que el mensaje cambie de destinatario.

5. Usar el correo sólo cuando sea necesario:

En ocasiones la persona a la que le está enviando un correo está al lado de su escritorio o a una simple llamada telefónica de distancia. Tenga en cuenta que si se trata de un debate profundo o de una conversación importante lo mejor para optimizar los resultados es tener una charla frente a frente o por teléfono si no es posible. Los temas delicados y extensos pueden convertirse en malentendidos si se tratan únicamente por correo electrónico.

Como podemos ver, el correo electrónico es definitivamente uno de los instrumentos más prácticos que han desarrollado las tecnologías de la información y la comunicación. El éxito de su utilización depende de la prudencia con la que lo use cada colaborador en una organización, con los consejos anteriores se puede optimizar su funcionamiento y aumentar notablemente la productividad y competitividad tanto personal como global en la compañía.

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