Productividad

Delegar tareas, la mejor forma de impulsar la productividad laboral

La productividad es un asunto que preocupa a todos los gerentes en las organizaciones. Por esta razón, existen muchos directivos que quieren controlarlo todo en la compañía y esto no necesariamente incrementa la productividad, por el contrario puede traer consecuencias adversas. Delegar y distribuir tareas entre  los colaboradores es clave para mejorar la productividad laboral, lo mismo que establecer un sistema de seguimiento al equipo.

Un artículo publicado por Elizabeth Grace Saunders en Harvard Businnes Review, nos recuerda que hacer más no siempre es mejor y que mantenerse al tanto de todos y cada uno de los detalles del trabajo en la organización no es lo recomendable para una dirección que quiera tener éxito en el mercado y que quiera ganar la confianza de su plantilla. Confiar en los colaboradores y prepararlos para que asuman tareas por cuenta propia es fundamental para lograr ese éxito y confianza.

Cuando existen muchos proyectos o personas a cargo al interior de una organización, la forma correcta de mantener el control es precisamente dejándolo un poco de lado, es decir delegando en otras personas tareas y funciones y permitiendo la contribución real de la plantilla para el éxito de la compañía. Lo ideal es dejar de controlar todo en solitario y pasar de tener el control de cada detalle para adquirir una perspectiva más general que permita tomar las decisiones correctas.

No se trata de dejar absolutamente todo el trabajo de lado, se trata de abrir el campo para que los empleados asuman responsabilidades y cumplan las tareas sin que el gerente o los jefes estén encima de cada detalle todo el tiempo. Establecer sistemas se seguimiento adecuados permitirá saber en qué momento se debe hablar con el empleado y cuándo avanzar en las etapas y funciones en los diferentes proyectos.

Acá están 3 consejos para lograr delegar tareas con éxito y brindar autonomía para el equipo de trabajo, lo cual les hará ganar en confianza y responsabilidad. Veamos:

1. Evaluar las tareas que pueden delegarse:

Las personas y proyectos a cargo pueden crecer con el paso del tiempo, y es en ese momento en el cual puede llegar la sobrecarga laboral, para evitarlo es necesario realizar un estudio profundo sobre las tareas que podrían delegarse en otras personas sin que se generen inconvenientes. Para lograrlo hay que revisar cuales personas pueden realizar esas labores con éxito, cuales podrían entrar a aportar al proyecto y quienes podrían dirigirlo y llevarlo adelante sin una supervisión diaria.

2. Delegar y diferir frecuentemente:

Cuando delegamos el trabajo, estamos transfiriendo la responsabilidad de llevarlo a cabo a otra persona, con lo cual también debemos prepararnos para diferir las tareas que conforman ese trabajo o proyecto. Es decir, debemos dirigir a las personas que nos pregunten o consulten sobre ese proyecto a la nueva persona encargada del mismo, de lo contrario no estaríamos delegando la tarea por completo. La idea es transferir la responsabilidad con todo lo que ello implica: consultas, dudas, asesorías, etc.

3. Hacer seguimiento y confiar en la plantilla:

Para delegar y diferir las tareas de las cuales tenemos la responsabilidad de los resultados, se debe establecer un sistema de seguimiento para asegurar el éxito del trabajo. El seguimiento debe ser consistente para saber cuáles son las tareas pendientes de los proyectos y cuales se están desarrollando en el momento.

Un documento compartido online, puede ser en herramientas como Word o Google Drive, que contenga las tareas delegadas funciona muy bien para mantenerse enterado de la evolución del proyecto. El otro punto clave es definir cada cuanto tiempo se hará esa revisión, puede ser semanal, quincenal o mensual, lo importante es establecer una rutina de seguimiento y permitir el tiempo necesario para que la plantilla haga su tarea.

En conclusión, delegar es transferir responsabilidades, más no desconocerlas por completo,  y es necesario asumir que muchas tareas van a dejar de hacerse como uno quisiera, pero esto no debe ser un inconveniente, debe manejarse como una oportunidad que se le está dando al equipo para que demuestre su potencial y aumente la productividad laboral.

Delegar tareas importantes y confiar en los colaboradores es la llave para mantener el mejor clima laboral, sostener las mejores competencias, alcanzar el éxito y potenciar la creatividad, responsabilidad y confianza de la plantilla.

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