¿Cómo escoger indicadores de gestión efectivos para tu empresa?

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Para medir resultados, tomar decisiones y hacer crecer el negocio, necesitas seguir los indicadores de gestión adecuados. ¿Pero cómo escogerlos? 

Si diriges el área de planeación o de la dirección y estás preparando la estrategia, hoy te contaremos a fondo qué son los indicadores de desempeño (KPI), cuál es su clasificación y cómo escogerlos efectivamente para tener un negocio rentable. 

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Indicador y métrica: ¿en qué se diferencian? 

Aclaremos una cosa. Las métricas se entienden como todo aquello que se puede medir en una empresa y los indicadores de gestión son esas cifras que debería seguir. Es por esto que: 

“Todos los KPI son métricas, pero no todas las métricas son KPI”

Para comprender mejor la distinción, vamos a suponer que tenemos una tienda. Imagina que medimos qué tan bien nos fue por el número de personas que entraron a ver. Esa es una métrica, porque podemos medirla, pero nos puede interesar más lo que vendimos. 

¿Qué son los indicadores de gestión en una empresa?

En palabras sencillas, son una forma de medir si estás cumpliendo con tus objetivos. Los indicadores de gestión (KPIs) son la expresión cuantitativa que nos ayuda a determinar si se logró o no el resultado esperado. 

Este es un ejemplo de un indicador de gestión para el área financiera: 

indicador de gestión ejemplo

Como puedes ver, los indicadores de gestión deben cumplir con ciertas características que aseguren su efectividad. Deben ser:

  • Válidos: deben permitir la  medición exacta de un proyecto o proceso.
  • Confiables: asegúrate de que es medible a lo largo del tiempo. 
  • Precisos: la fórmula de cálculo debe ser entendible por todos. 
  • Medibles: deben existir datos referentes que lo puedan sustentar. 
  • Oportunos: alineados con la estrategia de la empresa. 
  • Planificados: deben aportar a cumpli los objetivos globales.

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Tipos de indicadores en una empresa

Existen muchos KPIs que pueden clasificarse en los siguientes 8 tipos:  

  • Indicadores de medición
  • Indicadores Externos vs Internos
  • Indicadores por plazo de intervención
  • Indicadores Predictivos vs Históricos
  • Indicadores de Entrada / Proceso / Salida / Resultado
  • Indicadores según el nivel organizacional 
  • Indicadores de gestión basados en metodologías 

Veamos a ver al detalle ejemplos de cada tipo de indicador de gestión para que puedas identificar cuáles podrías usar en tu empresa.

1.     Indicadores de medición:

Se dividen en cuantitativos y cualitativos. Los KPI que miden las opiniones y las percepciones se consideran cualitativos, mientras que los que aportan un valor numérico son cuantitativos. 

  • Indicadores Cualitativos: Índice de corrupción internacional, Nivel de satisfacción del cliente, Calificación de la calidad del servicio.
  • Indicadores Cuantitativos: Tasa de cierre de ventas, Volumen de ingresos por ventas, Porcentaje de productos con defectos.

2. Indicadores Externos vs. Internos

Un indicador es externo cuando apunta a una audiencia fuera de la compañía, e interno, cuando refiere al público que compone la empresa como los empleados o proveedores.

  • Indicadores Externos: Porcentaje de clientes satisfechos, índice de renovaciones, menciones de marca
  • Indicadores Internos: Ingresos por empleado, margen operativo, tasa de rotación.

3. Indicadores por plazo de intervención:

Estos KPI buscan medir las acciones que generan resultados en el corto o largo plazo. Dependen de  la planeación estratégica, en donde se definen metas y su periodicidad. 

  • Indicadores de Largo plazo: LTV, CAC.
  • Indicadores de Corto plazo: Presupuesto mensual para anuncios.

4. Indicadores Predictivos vs. Históricos 

Predictivo se refiere a aquellos indicadores de gestión que pueden influir en el resultado futuro, mientras que histórico involucra indicadores de desempeño que describen el desempeño pasado.

  • Indicador Inductor o Predictivo: Las utilidades de una organización, para el KPI presupuesto de capacitación.
  • Indicador histórico o rezagado: Las utilidades de una organización, para el KPI de porcentaje de procesos optimizados. 

5. Indicadores de eficacia y efectividad

La eficacia es hacer las cosas correctas para alcanzar los objetivos, mientras que la eficiencia es lograr la mejor relación entre los recursos y los resultados obtenidos.

  • De efectividad.: # de ventas proyectadas Vs # de ventas conseguidas.
  • De eficacia: # de artículos fabricados por hora.

6. Indicadores de Entrada / Salida / Resultado

Estos indicadores de gestión se concentran en las diversas fases de producción o procesos que tiene una empresa, bien sea enfocándose en los productos de entrada, salida o los resultados. Veamos algunos:  

  • KPI de entrada: Presupuesto del proyecto, tickets recibidos.
  • KPI de salida: Cantidad de ítems vendidos, número de publicaciones.
  • KPI de resultados: Porcentaje de participación de mercado, Índice de satisfacción del cliente o tasa de renovaciones.

7. Indicadores según el nivel organizacional 

También se pueden agrupar los KPI de acuerdo al nivel de cargo al que impactan, pues los directivos pueden compartir indicadores de gestión. 

  • Estratégicos: Cuota de mercado, Tasa de crecimiento, Margen de rentabilidad.
  • Operativos: Tiempo de producción, Tasa de productos sin defectos

8. Indicadores de gestión basados en metodologías 

También podemos clasificar los KPIs, según la metodología que sea usada para escogerlos o definirlos. Algunas de las más comunes son las siguientes:

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¿Cómo escoger indicadores de gestión efectivos para tu empresa?

Existen muchos métodos para escoger un indicador de gestión. Si hasta ahora estás empezando en esta materia, te recomendamos seguir el método de 7 preguntas. Al responderlas todas, obtendrás 1 indicador para tu área o empresa. 

como escoger indicadores de gestion empresa
  1. ¿Qué quieres medir?

Debes tener claro el qué: ¿qué le aporta este indicador al logro de tu estrategia? 

Ej: Aumentar los ingresos por ventas en un 25% este año.

  1. ¿Por qué es importante medirlo?: 

Tu respuesta puede ser: porque necesitas tomar decisiones, porque se quiere saber si se va por el camino correcto, etc. 

Ej: Lograr este objetivo permitirá que la empresa sea rentable.

  1. ¿Cómo será el indicador?

Será un % o un valor absoluto. Define la unidad de medida. También puede ser binario (se completó o no).

Ej: Se medirá mediante ventas, porcentaje, etc.

  1. ¿Cuál es el resultado deseado?

Como todo indicador, este debe permitirle a la empresa medir el progreso de un objetivo estratégico, teniendo en cuenta esto, establece un indicador meta. 

Ej: Los ingresos habrán aumentado un 25% este año.

  1. Cómo vas a medir el progreso?

Debes contar con valores de referencia o históricos para poder evaluar qué tanto ha cambiado el desempeño o no del indicador.

Ej: El progreso se medirá como un aumento en los ingresos medidos en la moneda local.

  1. ¿Quién es responsable del indicador?

Ten presente en el proceso qué área o profesional será el encargado de medir el progreso del indicador. 

Ej: El Gerente Comercial 

  1. ¿Cada cuánto se va a medir?: establece una periodicidad o plazo para evaluar cada indicador.

Ej: Será revisado mensualmente.

Para qué sirven los indicadores de gestión 

La creación y el uso de indicadores de gestión es una labor extensa que, exige creatividad y pensamiento lógico, pero de hacerse bien sirven para: 

  • Apuntar siempre a cumplir con un objetivo comercial 
  • Evaluar el rendimiento a lo largo del tiempo
  • Medir la calidad o el valor creado

Además de la fase de creación, otra de las mayores dificultades de usar KPIs en la empresa se relaciona con los seguimientos y la necesidad de tener datos en tiempo real sobre el cumplimiento.

Crear indicadores de gestión desde un software

Un software especializado de metas permite administrar los datos en tiempo real y obtener informes individuales o por área que ayuden a la toma de decisiones y al logro de mejores resultados.

En Acsendo podemos ayudarte a implementar indicadores de gestión en un sistema online. Te asesoramos en la definición de KPIs y te facilitamos material para la comunicación interna. Conoce más aquí.

Ejemplos de indicadores de gestión por área

  • Recursos humanos:

–   % de mejora del rendimiento,

–   % de resultados de calificación/habilidades mejorados

  • Comercial:

–   # de llamadas realizadas a prospectos

–   # de ventas realizadas

  • Compras:

–   # de pedidos no atendidos en el plazo establecido

–   Promedio (X) de calificaciones obtenidas por los proveedores

  • Financiera:

–   Activo corriente – inventarios

–   Utilidad Operacional

  • Gerencia

–   # de objetivos de Plan estratégico cumplidos

–   Desempeño global de la organización

  • Seguridad y salud en el trabajo

–   # Accidentes mortales por año

–   # De enfermedades ocupacionales reportadas al mes

Si quieres ver los indicadores de gestión que miden la productividad, Carlos Santana, CEO de Acsendo, te explica las fórmulas comunes en este webinar:

Todo sistema de medición busca aportar a la empresa un camino correcto para que esta logre cumplir con las metas establecidas. Gracias a los indicadores de gestión y al valor agregado pueden aportar a una empresa.

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