Productividad

¿Las oficinas abiertas reducen la productividad de los colaboradores?

Para ningún líder es un secreto que la colaboración entre compañeros de trabajo es vital para mejorar la productividad individual y global de sus organizaciones. Las oficinas abiertas, es decir sin puertas o cubículos, han tomado fuerza como los espacios ideales para crear ese tipo de ambientes colaborativos donde la tranquilidad y apertura generan conversaciones, espontaneas, fomentan la innovación y promueven la creatividad.

Y aunque la primera idea es definitivamente cierta y es necesario fomentar esa colaboración, acompañada de respeto y confianza, para construir equipos de trabajo sólidos e impulsar la productividad, al parecer la teoría de construir espacios de trabajo abiertos no es la mejor estrategia para lograr esos objetivos.

Desafortunadamente, cuando dos investigadores de Harvard decidieron realizar una investigación acerca de la productividad de las oficinas abiertas, descubrieron que las personas que trabajan en ellas tienen muchas menos conversaciones espontáneas que aquellas que trabajan en oficinas privadas; en lugar de eso, usan el correo electrónico y los aplicaciones de mensajes con mayor frecuencia para comunicarse.

El estudio, publicado en la revista Philosophical Transactions de The Royal Society, está compuesto de dos investigaciones, una con observación básica al principio y otra con mayor seguimiento después para poder comparar los resultados. Ambos se realizaron en compañías pertenecientes a la lista Fortune 500.

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En el primer estudio, la empresa rediseñó sus espacios de trabajo para que todo un piso estuviera abierto, sin puertas ni vidrios que separaran a los 52 empleados que participaron del ejercicio. Los investigadores pasaron cuatros semanas observando los correos electrónicos y la actividad de la mensajería instantánea de los colaboradores.

Al terminar el mes, las conclusiones de los investigadores Ehan Bernstein y Stephen Turban, profesores de la Escuela de Negocios de Harvard, fueron sorprendentes: los empleados pasaron 72% menos de tiempo interactuando cara a cara que cuando trabajaban en oficinas cerradas, disminuyendo un promedio de 5,8 horas por día a apenas 1,7 horas por día por persona.

Además, los participantes enviaron un 56% más de correos electrónicos después del rediseño de su espacio de trabajo, al tiempo que su actividad en los servicios de mensajería instantánea de la compañía aumentó un 67%. Basándose en estos datos, los investigadores concluyeron que, en los espacios abiertos, la interacción digital reemplazó a la personal y tuvo un impacto negativo en la colaboración y productividad de los empleados.

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En el segundo estudio, los investigadores observaron casi al doble de participantes durante cuatro meses en una oficina abierta de la otra compañía implicada en el estudio. Al final, descubrieron que los 100 colaboradores pasaron entre 67 y 71 por ciento menos de tiempo interactuando cara a cara y se enviaron entre un 22 y 50 por ciento más de correos electrónicos.

¿Cómo se explican los resultados de la investigación?

Basándose en encuestas realizadas previamente, Bernstein y Turban percibieron que los empleados que trabajan en espacios totalmente abiertos se quejan del nivel de ruido, las continuas distracciones, la reducción de la productividad, la perdida de privacidad y la sensación de ser continuamente observados por sus jefes y colegas. Además, otra investigación sugiere que este tipo de oficinas pueden ser perjudiciales para la salud de los trabajadores.

Los ejecutivos de las dos compañías participantes en la investigación compartieron los resultados en términos cualitativos de las métricas internas de productividad de sus colaboradores durante el periodo que duraron los estudios y revelaron que el desempeño de estos se redujo, aunque no aclararon la magnitud de la disminución.

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Con toda esta información sobre la mesa, se puede concluir que la privacidad sigue siendo un factor fundamental para el comportamiento, productividad y desempeño de las personas en sus empleos.

La apertura total de los espacios de trabajo hace que los trabajadores sean más observables y esto causa una resistencia que puede llevar a buscar nuevas estrategias para preservar esa privacidad; por ejemplo, eligiendo canales digitales para comunicarse y evitando la interacción personal.

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Por todo ello, los líderes necesitan seguir buscando alternativas que conduzcan a tener ambientes de trabajo que se conviertan en verdaderos motores para impulsar la creatividad, la innovación, la confianza, la colaboración y la productividad colectiva entre sus colaboradores.

Al parecer, derribar paredes no es la manera de llegar a ese deseado escenario, pero existen alternativas como el trabajo remoto o las oficinas cerradas con espacios comunes confortables que pueden mejorar notablemente el desempeño de los equipos. Se trata de probar, analizar resultados y estar abiertos a implementar los cambios necesarios para lograrlo.

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