Recursos Humanos

22 Preguntas que debe hacer antes de comprar un software de RRHH

Un software de RRHH puede ser una herramienta estratégica capaz de llevar a una empresa un escalón más arriba que su competencia o, por el contrario, se puede transformar en una pesadilla para los encargados de administrarla. 

Para darle algunas sugerencias de las variables que debe tener en cuenta al momento de adquirir un software de este tipo, voy a responder las preguntas clave que debe tener en cuanta antes y durante el proceso de compra. Veamos:

  1. ¿Para qué sirve un software de RRHH?

Depende del tipo de software, pues existen tres tipos que son: HCM (Human Capital Management), HRIS (Human Resource Information System) y HRMS (Human Resource Management System) y cada uno de ellos sirve para un fin distinto.

Antes de iniciar el proceso de busca debe responder a estas preguntas: ¿para que quiere el software?, ¿qué módulos necesita? y ¿cuánta gente va a usar la herramienta? La recomendación es comprar un software que se ajuste en su totalidad a las necesidades de la empresa.

  1. ¿Qué opciones existen para adquirir un software de este tipo?

Hay tres opciones para adquirir un software de gestión del talento humano:

  • Desarrollo hecho a la medida desde cero
  • Licencias (On-premise)
  • Alquiler en la nube (Cloud)

Siendo esta última opción la más competitiva en el mercado por su facilidad de uso y acceso y su precio.

  1. ¿Qué es el software on-premise y cloud?

El software on-premise se tiene que instalar en un equipo, mientras que en el cloud todo es por internet. On-premise es más costoso, carece de flexibilidad y adaptabilidad. Casi nadie lo usa porque hay que instalar el software físicamente en el computador, entonces si uno cambia de computador o se le daña, tiene que llamar al proveedor para volver a reinstalarlo.

  1. ¿Qué debería preguntar acerca del software cloud? 

Hay algo muy importante que se debe preguntar y es en dónde queda almacenada la información porque hay un riesgo de que algo le pueda ocurrir a los servidores. Ojalá los servidores estén en alternativas muy buenas como lo son AWS, Rackspace, Microsoft y Google. La diferencia en precios y la calidad de estos proveedores de cloud es abismal frente a proveedores locales y hay unas que son muy baratos y pueden ser riesgosos.

  1. ¿Quiénes deben participar en el proceso de compra?

El área de RRHH, y debe definir muy bien lo que pretende del proceso para luego apoyarse en el área de tecnología (IT) en los aspectos técnicos que requiere la plataforma para su uso, pero su asesoría es esencial sobre todo en el SLA, que es la parte más importante en un contrato de software de talento humano.

  1. ¿Qué es el SLA?

SLA es la sigla de Service Level Agreement, en español Acuerdo de Nivel de Servicio. Ahí es donde se específica lo que entregará el proveedor al final del proceso y el nivel de servicio que recibirá el cliente para asegurar el cumplimiento de unos estándares básicos de calidad.

  1. ¿Qué elementos no pueden faltar en un SLA de software de talento humano?

Los SLA deben contener los parámetros de servicio relacionados con la resolución de problemas, tiempo de respuesta a solicitudes y rendimiento de la plataforma, entre otros. Además, debe mencionar los planes de acción del proveedor en caso de caídas de servidores, problemas con bases de datos y fallas en la entrega de reportes.

Un punto clave en el SLA es la definición de roles en la plataforma: qué pueden hacer los colaboradores y jefes en el software. Se debe aclarar lo que puede hacer el cliente y de lo que será responsable el proveedor.

  1. ¿Qué pasa si no se cumple el SLA?

El proveedor y el cliente deben llegar a un acuerdo sobre la gravedad de los errores y las respectivas sanciones que deben existir en caso de algún incumplimiento.

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  1. ¿Qué aspecto tiene mucha influencia en la decisión de compra?

Las referencias y, de hecho, esto aplica para la compra de cualquier software. Si estuviera en los zapatos de un cliente, lo que yo haría sería pedir al proveedor un listado de 10 ó 15 clientes de referencia que lleven más de 6 meses usando la plataforma y llamar de manera aleatoria a tres o cuatro. Lo ideal es no pedir pocas referencias porque seguramente le van a pasar los clientes con mejores opiniones.

  1. ¿Por qué es importante que el software sea escalable?

Si un software no es escalable va a tener problemas en la medida en que nuevos clientes lo usen. Yo le preguntaría al proveedor cuál es la concurrencia de su plataforma (cuántas personas al mismo tiempo soporta el sistema).

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  1. ¿Se pueden hacer desarrollos a la medida en el software?

Claro que se puede, pero lo ideal es no hacerlos. Lo recomendable es usar lo que la mayor cantidad de clientes han usado porque la probabilidad de que falle el software es muy baja. Mientras que, si uno se pone a solicitar desarrollos hechos a la medida, la probabilidad de falla es alta. Es más recomendable usar lo que ya existe.

  1. ¿Cuáles deberían ser los tiempos de implementación?

Depende de la plataforma, pero uno esperaría que se hicieran a través de cargas masivas, por lo que debería ser el mismo tiempo para una empresa grande que para una pequeña. Yo diría que en promedio entre 3 días hábiles y 2 semanas como máximo.

  1. ¿Qué garantías de seguridad deben dar los proveedores al manejo de datos de los usuarios?

Normalmente se debe contar con un protocolo HTTPS para que la información se mantenga encriptada.

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  1. ¿Qué reciben las empresas al final del proceso de evaluación?

A la empresa deberían entregarle reportes individuales, generales y por área. Es importante definir desde un principio cuáles son los reportes que espera recibir el cliente. Las expectativas deben estar claras desde antes de empezar el proceso y no debe haber sorpresas.

  1. ¿Cómo medir la efectividad del proceso?

El departamento de RRHH debería definir sus métricas y hacerles seguimiento antes, durante y después del proceso. Con esto, al final podrá llevarle a la gerencia estas métricas o ese ROI (Retorno de la Inversión) que generó la utilización del software.

  1. ¿Cómo saber si un proveedor es idóneo?

Normalmente los precios de las plataformas de talento humano dependen del tamaño de los equipos de ingeniería y de soporte. Por eso hay que desconfiar si el precio que están ofreciendo los proveedores está por debajo del promedio.

Hay que tener en cuenta dos variables antes de contratar a un proveedor: tráfico web y equipo de trabajo. Para verificar el tráfico, existe una página llamada SimilarWeb desde la que se puede consultar el tráfico de una página.

En cuanto al equipo, esto se puede revisar en la página de la empresa en Linkedin. Procure preguntar por la forma en que está constituido el equipo de la empresa, cuántos clientes activos tienen, de qué tamaño y de qué sectores para hacerse una idea de su capacidad de soporte y la robustez del software.

  1. ¿Cómo saber si un proveedor tiene el equipo necesario para atender mi proceso?

Contratar proveedores con equipos muy pequeños no es recomendable. Si un ingeniero de desarrollo o de soporte se enferma o se retira de la empresa, la operación puede paralizarse por completo. Normalmente los proveedores pequeños no tienen un plan B frente a estos imprevistos y suelen demorar en atenderlos.

  1. ¿Cómo saber el tamaño de un proveedor?

Una opción es LinkedIn. Normalmente allí se puede encontrar el número de empleados que están relacionados con la empresa.

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  1. Generalmente hay una diferencia de precios muy grande entre proveedores. ¿Cómo manejarlo?

Una empresa de tecnología con un equipo muy pequeño suele tener precios por debajo del promedio. Si el departamento de RRHH los contrata, asume las consecuencias que puede traer para el proceso y la reputación del mismo departamento una contingencia grave en el software.

Lo mejor es evaluar no solo el precio, sino también la reputación de la empresa, su capacidad de adaptación y el tipo de soporte que brinda.

  1. ¿La herramienta debe ser self service?

La realidad latinoamericana nos ha indicado que aunque la herramienta sea self service, la empresa siempre va a requerir soporte. Bien sea porque se le olvida al cliente cómo adelantar algún proceso en el sistema o porque se solicita algo nuevo. Por este motivo el soporte que brinde el proveedor tendrá un rol fundamental en el éxito del proceso.

  1. ¿Qué factores internos de la empresa tiene relación con el éxito del proyecto?

La alta gerencia debe estar comprometida de corazón y no de palabra con el proceso. Por otro lado, debe haber una persona dentro del equipo de RRHH que sepa usar la herramienta y disponga del tiempo para apropiarse de la herramienta.

  1. ¿Se puede integrar el software con otras plataformas?

En caso de empresas medianas y grandes, la plataforma debería tener APIs (puentes) con otras plataformas. Se debería poder conectar con el software el directorio interno de empleados (intranet), nómina o con un ERP (Enterprise Resource Planning).

Al final, las recomendaciones son las mismas antes de adquirir cualquier software: revisar las referencias del proveedor, definir de manera consciente lo que se espera del software y apoyarse en información de diversas fuentes para que la decisión de compra sea objetiva y persiga fines verdaderamente estratégicos. 

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