Productividad

Productividad: Las 5 reglas de etiqueta de un email en el trabajo

En una entrada anterior hacíamos énfasis en la enorme importancia que ha adquirido el uso del correo electrónico para llevar a cabo labores tan importantes como por ejemplo la gestión de la comunicación interna en las organizaciones. Es innegable que el email se ha convertido en una herramienta de trabajo imprescindible y de gran ayuda, pero también es cierto que cuando no se usa correctamente y con el debido respeto y cortesía, puede provocar malentendidos e incluso afectar la productividad laboral.

Puede que no nos detengamos a pensarlo, pero el uso del email es ya un hábito a la hora de ponerse en contacto con amigos, familiares y principalmente con los compañeros y jefes en la oficina. Por esta razón, es muy importante recordar que los emails de trabajo deben escribirse bajo ciertos parámetros para alcanzar el objetivo y causar una buena impresión a los destinatarios.

El clima laboral de una organización se rige por ciertas normas que son aceptadas por todos los integrantes del equipo y así mismo debemos asumir la gestión de los correos electrónicos al interior de la compañía. De la misma manera que se trata a los profesores o directivos en la universidad cuando se les escribe un correo, se debe hacer con los compañeros de trabajo, jefes de departamento o directores de la compañía.

Las normas básicas de respeto y cortesía deben prevalecer a la hora de escribir y responder emails. Y aunque con el paso del tiempo empiece a existir una relación de mayor confianza y amistad, es importante tener en cuenta las siguientes reglas para gestionar de la mejor manera el correo electrónico. Veamos:

1. Dirección electrónica:            

Atrás han quedado los tiempos del colegio y la universidad, las direcciones de correo poco serias como elmasloco@***** o elagente99@*****, ya no pueden ser las que se usan para comunicarse en la vida profesional. La dirección de correo electrónico dice mucho de las personas y enviar un CV o una comunicación desde una dirección como las mencionadas anteriormente, puede hacer que no nos tomen en serio.

Lo recomendable es crear un correo que incluya nuestro nombre y apellido, evitando números, para que nos identifiquen con facilidad, cuando el nombre no esté disponible podemos usar puntos, guiones o comas para combinar las palabras de nuestro nombre con seriedad. Hay que tener siempre presente que estamos poniendo nuestra imagen y marca personal en juego cuando nos comunicamos por correo electrónico.

2. Asunto concreto:

El asunto es la parte más importante de un email, es la carta de presentación acerca del tema que trata el mensaje. Nunca se debe dejar el asunto de un correo en blanco y hay que pensar que si la frase que escribimos no es clara o puntual, tal vez el destinatario prefiera evitar leer el mensaje. El asunto ayuda a que el destinatario se ubique rápidamente en el contexto del mensaje y entienda si se le está hablando de una reunión, una cotización, un informe, un CV o un asunto personal. La claridad y seriedad del asunto son la base para un email productivo y exitoso.

3. Ortografía y adjuntos:

La ortografía es la carta de presentación de todas las personas. Cuidar la ortografía y la puntuación es básico a la hora de escribir un email de trabajo. Encontrarse con errores de ortografía, frases sin semántica o párrafos sin sintaxis es molesto para el destinatario y basta para que la intención del email no llegue a cumplirse. Es recomendable comprobar que lo se ha escrito tiene sentido, es conciso y corresponde al tema que se quiere tratar, además es necesario revisar que los archivos adjuntos correspondan efectivamente a los que se desean enviar.

4. Evitar el humor:

Debemos recordar que estamos hablando de la redacción de emails en el entorno profesional y que implican la mayor seriedad, por esta razón el sentido del humor sobra en ese momento. Escribir algo que parezca gracioso a nuestro juicio puede no serlo para el destinatario e incluso llegar a malinterpretarse y ser tomado como ofensivo o irrespetuoso. A menos que exista una relación de amistad entre los implicados, los chistes están de más en un correo electrónico de trabajo.

5. Responder siempre:

Es importante responder todos los correos que lleguen a nuestra bandeja, los remitentes esperan una respuesta a sus solicitudes y entregarla es una norma de mínimo respeto. A menos que el tema quede cerrado con el último mail que nos han enviado, siempre debe responderse cada mensaje.

Otro punto importante es detenerse a analizar a cuales personas deben responderse los mensajes para evitar que la bandeja de otros implicados se llene de mensajes que nos les compete. Si el tema es grupal, está bien responderlo a todos, pero si el tema exige una respuesta personal, entonces se le debe responder sólo a quién lo ha enviado.

Como podemos ver, las normas mínimas de etiqueta y respeto a la hora de redactar o responder un correo electrónico en el trabajo son muy sencillas de aplicar y no exigen ningún esfuerzo de nuestra parte, pero si dicen mucho de nuestra forma de actuar y de nuestra imagen profesional. Tomarse un tiempo prudencial para redactar y revisar el texto que va a enviarse por correo es necesario para tener éxito con el mensaje, proyectar una imagen adecuada y mantener el respeto que exige un buen clima laboral en la organización.

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