Em muitas organizações se evita dar feedback aos colaboradores em relação ao seu desempenho porque os chefes não sabem como elaborar uma mensagem que contenha a informção correta que queira transmitir ao colaborador para otimizar seu desempenho profissional e melhorar a produtividade em todos os níveis da empresa.
Avaliar as competências da equipe de colaboradoes e monitorar progressivamente o cumprimento de suas metas não é suficiente para melhorar o rendimento, os chefes devem reunir com sua equipe e compartilhar os resultados dessas avaliações, fazer comentários a respeito, escutar as opiniões deles e desenhar um plano de ação para aproveitar as oportunidades de melhoria identificadas.
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A chave do sucesso do processo está no momento anterior à reunião de feedback. Devemos analisar os resultados detalhadamente, identificar os pontos altos e baixos no desempenho e a partir disso elaborar uma mensagem concreta que contenha as recomendações e o que se espera dessa pessoa em seu processo de melhoria.
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Para isso, recomendamos ter em conta 3 aspetos para construir uma mensagem de feedback que se converta na melhor oportunidade para otimizar o desempenho dos colaboradores, aproveitar todo o seu potencial e melhorar a produtividade global da empresa. O importante é se centrar na mudança esperada, em vez de recalcar o comportamento negativo. Vejamos:
- Identificar as falhas no desempenho:
O primeiro passo é identificar os problemas específicos no desempenho do colaborador e descrever a essa pessoa como deveria ser seu comportamento desejado quanto a esse aspeto.
Por exemplo, se um colaborador tiver tido problemas quando atenda as inquietações de seus clientes, o ideal é pedir que ponham em prática uma forma de comunicação mais respeitosa, tolerante e construtiva quando estiver em contacto com eles. Se trata de descrever positivamente o comportamento de que se está falando, assim poderá saber como o melhorar.
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- Especificar a mudança desejada:
Não basta expôr os erros encontrados no desempenho e explicar qual é o comportamento desejado para corrigi-los. Devemos ser específicos em relação ao que se espera dessa pessoa a partir da conversa com seu chefe. É necessário ouvir sua opinião e concertar as ações que deve levar a cabo para fechar suas brechas de desempenho.
Por exemplo, em relação à atenção ao cliente, devemos explicar ao colaborador quais são as consequências desse mau comportamento e qual é o enfoque que deve desenvolver para conseguir um nível de serviço adequado às suas capacidades profissionais e as expectativas do cliente. Tudo isso para crescer profissionalmente e melhorar o desempenho em sua área específica.
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- Descrever os benefícios de mudar:
Por último,é fundamental explicar ao colaborador quais são os benefícios de fazer as mudanças necessárias para corrigir seu desempenho. Neste ponto, deve perguntar: porque quero que esta pessoa faça estas mudanças?
Por exemplo, se queremos um colaborador melhore seu nível de atenção ao cliente, devemos explicar que dessa forma o cliente apreciará muito mais seu trabalho, que a empresa melhorará e que essa melhoria será refletida em sua carreira profissional. A mensagem deve ser sempre honesta e transmitir o que acontecerá se mudar o comportamento errado pelo que a organização espera.
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Estes três aspetos servirão para preparar sessões de feedback produtivas em que os colaboradores entendam quais são seus erros, quais são seus sucessos e quais são esses comportamentos que devem ser alterados para beneficiar sua própria carreira profissional e otimizar seu desempenho, o que se refletirá na produtividade e competitividade global da organização.
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