Clima Organizacional

Desenho e distribuição dos escritórios: Espaços abertos ou fechados?

A tendência atual nos Estados Unidos indica que cada vez são mais as organizações que desenham espaços abertos para seus trabalhadores. De acordo com a International Management Facility Association, 70% dos trabalhadores americanos trabalham hoje em dia em escritórios com espaços abertos, ou seja, são divisões modulares ou barreiras entre seus escritórios. Face a este panorama, são realmente os espaços abertos a melhor opção para todas as organizações e colaboradores?

O impacto do desenho dos escritórios na produtividade

A comodidade ou incómodos que o desenho e a distribuição gera nos escritórios das organizações é um fator decisivo no estado do clima laboral, o que, como temos dito, influencia a satisfação dos colaboradores, nos níveis de rotatividade laboral, na competitividade e produtividade global da empresa.

Hoje em dia, as organizações enfrentam o desafio de desenhar espaços de trabalho equilibrados quanto a custos e funcionalidade para aumentar a flexibilidade na adaptação às possíveis mudanças que surjam com o tempo e dos quais a sobrevivência das empresas poderia depender. Ao mesmo tempo, é fundamental conseguir que esses espaços sejam cómodos e ofereçam as melhores condições aos trabalhadores, assim conseguiremos um local de trabalho que atraia e retenha o melhor talento humano e permita trabalhar eficazmente.

O investigador holandês Paul Roelofsen, fez um estudo sobre o impacto que os níveis de comodidade e conforto das instalações das organizações geram a produtividade dos funcionários. Após entrevistar 7.000 funcionários, concluiu que a média dos colaboradores que se queixavam ou estavam insatisfeitos com as condições de seu espaço de trabalho estavam fora do escritório 2.5 dias a mais do que os outros.

Agora que sabemos a importância do desenho dos escritórios, qual é então o melhor modelo para minha empresa?

A Universidade de Cornell fez o estudo Oficinas que funcionam: equilibrando custos, flexibilidade e comunicação, nesta investigação comparamos os escritórios completamente fechado com outros que são muito mais abertos e focados no trabalho em equipe. Os resultados sugerem que nos escritórios abertos, os colaboradores pensam que a qualidade de seu trabalho aumenta pela facilidade com que a informação flui e que com isso sua capacidade de tomar decisões se torna mais rápida.

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Outras das conclusões do estudo indicam que nos escritórios com espaços abertos criamos um ambiente social amigável entre os colaboradores, o que melhora a colaboração mútua, a aprendizagem e aumenta a satisfação profissional. Afirma também que estes espaços facilitam a adaptabilidade às mudanças imprevistas na organização de uma maneira mais rápida e flexível. Finalmente, o estudo indica que os espaços abertos permitem que haja maior quantidade de trabalhadores nas organizações reduzindo os custos e otimizando as instalações disponíveis.

No entanto, nem todas as empresas podem adaptar este tipo de organização e desenho para suas instalações, isto dependerá do tipo de negócio e de produtos e serviços que ofereçam a empresa. Por exemplo, se a empresa é um call center ou um banco, evidentemente o trabalho dos funcionários será desenvolvido mais comodamente em espaços de trabalho separados onde exista uma maior concentração e privacidade para que possam dar atenção especializada aos clientes, quer seja virtual ou presencialmente. Enquanto um escritório de desenho de projetos arquitetônicos ou de engenharia, talvez seja muito melhor um espaço de trabalho aberto onde a informação flua facilmente e onde o ambiente colaborativo e participativo incida positivamente no desempenho das funções de todos os funcionários.

Um estudo de The Hong Kong Polytechnic University perguntou a 259 funcionários da escrita sobre a importância do ruído, a temperatura, o desenho do escritório, a qualidade do ar, a luz e seu impacto na produtividade laboral. O estudo conclui que o ruído e a temperatura são os fatores mais influentes na produtividade. Os sons que mais incomodaram os entrevistados foram os produzidos pelas conversas, os telefones e as máquinas. Para além disso, o estudo apontou que os funcionários com mais de 45 anos são os mais sensíveis e que os fatores ruído e temperatura têm um efeito ainda mais claro na sua produtividade.

É importante recordar que os escritórios com espaços abertos expõe as pessoas permanentemente a ruídos e sons que podem aumentar seus níveis de estresse, afetar sua concentração e torná-las mais vulneráveis a doenças. Segundo a empresa de desenho Gensler, os trabalhadores que se concentrem facilmente nas instalações da organização são 57% mais capazes de contribuir o trabalho colaborativo, 88% mais capazes de aprender e 42% mais competentes para partilhar no ambiente de trabalho.

Como podemos ver, a decisão de adotar uma ou outra opção de distribuição e desenho dos espaços nas organizações depende dos serviços que a empresa ofereça e das funções dos trabalhadores, em algumas ocasiões pode pensar que o melhor seja adotar espaços abertos quando na realidade devem ser implementados espaços fechados ou vice-versa. Tudo depende de fazer uma análise exaustiva para obter o diagnóstico mais acertado das necessidades tanto da organização como dos colaboradores. E você, em que ambiente prefere trabalhar?

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