Feedback

3 Chaves para um processo de feedback produtivo

Muitas organizações evitam dar feedback aos funcionários sobre seu desempenho porque os gerentes não sabem como preparar uma mensagem que contenha as informações corretas que se deseja transmitir ao funcionário para otimizar seu desempenho profissional e melhorar a produtividade em todos os níveis da empresa.

Avaliar as competências da equipe de colaboradores e monitorar progressivamente o cumprimento de suas metas não é suficiente para melhorar o desempenho, os gerentes devem se reunir com sua equipe e compartilhar os resultados dessas avaliações, fazer comentários sobre elas, ouvir as opiniões deles e juntos elaborarem um plano de ação para aproveitar as oportunidades de melhoria identificadas.

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A chave para o sucesso do processo está no momento prévio à reunião de feedback. Os resultados devem ser analisados cuidadosamente, os pontos altos e baixos do desempenho devem ser identificados e, a partir disso, uma mensagem específica deve ser preparada, contendo as recomendações e o que é esperado dessa pessoa em seu processo de melhoria.

Para fazer isso, recomendamos levar em consideração três aspectos para criar uma mensagem de feedback que se torne a melhor oportunidade para otimizar o desempenho dos funcionários, aproveitar todo o seu potencial e melhorar a produtividade geral da empresa. O importante é focar na mudança esperada, ao invés de enfatizar o comportamento negativo. Vamos ver:

Identificar as falhas de desempenho 

O primeiro passo é identificar problemas específicos no desempenho do colaborador e descrever para essa pessoa como deve ser o comportamento desejado a esse respeito.  

Por exemplo, se um colaborador teve problemas para resolver as preocupações de seus clientes, o ideal é pedir que eles ponham em prática uma forma de comunicação mais respeitosa, tolerante e construtiva quando em contato com eles. Trata-se de descrever positivamente o comportamento em que você está falhando, para que você possa saber como melhorá-lo.

Especificar a alteração desejada

Não é suficiente expor os erros encontrados no desempenho e explicar qual é o comportamento desejado para corrigi-los. Você deve ser específico sobre o que é esperado dessa pessoa na conversa com o seu chefe. É necessário ouvir a opinião deles e concordar com as ações que devem ser tomadas para fechar as lacunas de desempenho.

Por exemplo, na área de atendimento ao cliente, deve ser explicado ao colaborador quais são as conseqüências desse mau comportamento e qual abordagem deve ser desenvolvida para alcançar um nível de serviço adequado às suas capacidades profissionais e às expectativas dos clientes. Tudo isso para crescer profissionalmente e melhorar o desempenho em sua área específica.

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Descrever os benefícios da mudança

Por fim, é essencial explicar ao colaborador quais são os benefícios de fazer as alterações necessárias para corrigir seu desempenho. Nesse ponto, você deve se perguntar: por que quero que essa pessoa faça essas alterações?

Por exemplo, se queremos que um colaborador melhore seu nível de atendimento ao cliente, devemos explicar que dessa maneira o cliente apreciará muito mais seu trabalho, que a empresa melhorará e que essa melhoria se refletirá em sua carreira profissional. A mensagem deve sempre ser honesta e transmitir o que acontecerá se o comportamento errado que a organização espera for alterado.

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Esses três aspectos ajudarão você a preparar sessões de feedback produtivo nas quais os funcionários entendem quais são seus erros, seus sucessos e quais são os comportamentos que devem ser alterados para beneficiar sua própria carreira profissional e otimizar seu desempenho, o que será refletido na produtividade e competitividade global da organização.

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