Key Perfomance Indicators

3 Conselhos para definir Key Performance Indicators (KPIs)

Em publicações anteriores, temos vindo a abordar o tema dos Key Performance Indicators (KPIs). Primeiro, definimos os KPIs como as métricas utilizadas nas organizações para quantificar os objetivos corporativos e obter um diagnóstico preciso do desempenho e evolução dos processos da empresa.

Também dissemos que os Key Performance Indicators estão diretamente ligados ao Balanced Scorecard (BSC), e que, por esse motivo, os KPIs são estabelecidos de acordo com a estratégia de negócios selecionada pela empresa para realizar seus processos e os objetivos e metas que queira atingir.

Existem também vários tipos ou categorias de KPIs que podemos estabelecer e integrar no Balanced Scorecard, o que nos permite monitorar e analisar praticamente qualquer aspecto e processo que ocorra dentro e fora da empresa.

Hoje trazemos 3 conselhos básicos para começar a definir os KPIs necessários para medir o desempenho dos processos da nossa empresa. Por mais que tenhamos definições claras de KPI e BSC, a primeira coisa que devemos fazer ao iniciar o processo é definir corretamente os KPIs que vamos usar, caso contrário falhamos. Vejamos:

1. Critérios básicos:

Para definir um KPI, a primeira coisa que devemos estabelecer critérios básicos que nos permita realmente medir o rendimento e a evolução. Um KPI deve ser específico, isso significa que ele medirá um objetivo concreto e que não será múltiplo nem difuso. O KPI deve ser mensurável, isso significa que ele deve ser capaz de quantificar objetivamente, a quantidade de produção de um produto, por exemplo. O KPI deve ser alcançável, isto é, não podemos definir objetivos além de nossas possibilidades, que não façam sentido ou que não nos oferecem informações valiosas para o processo.

Podemos ter um KPI específico, mensurável e alcançável, mas devemos analisar se é relevante ou não para os objetivos da organização. A possibilidade de medir alguma coisa não implica que seja essencial para obter um diagnóstico da evolução dos processos da empresa. A relevância é chave para definir um bom KPI. Finalmente, o KPI deve ser estabelecido com um período de tempo específico e limitado que permita que o processo seja desenvolvido, mas, ao mesmo tempo, obtenha os resultados para a análise a curto ou médio prazo.

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2. Estabelecer comparações:

O sucesso do KPI é o valor acrescentado que contribui para o desenvolvimento dos processos e a consecução de objetivos e metas corporativas. A comparação é uma ferramenta fundamental que nos deve fornecer um KPI quando o definimos, pois assim podemos analisar e revisar o desempenho de um processo em diferentes períodos de tempo para determinar se as medidas tomadas para melhorar estão funcionando ou se devem ser consideradas novamente para alcançar o objetivo.

A comparação de resultados também pode ser feita entre colaboradores ou entre departamentos, o que nos permitirá analisar o desempenho que apresentam e encontrar as razões pelas quais um funcionário ou um departamento mostram melhor desempenho do que outros.

3. Mudar comportamentos:

Um KPI deve, além de medir o desempenho de um objetivo, ser usado para mudar os comportamentos. Devemos ser capazes de definir o que fazer quando os resultados de um KPI aumentam, diminuem ou permanecem estáveis ​​ao longo do tempo. A chave é aproveitar esses resultados para mudar um comportamento e não apenas para medir o desempenho do processo ou da pessoa.

Se não mudarmos a maneira como fazemos as coisas, para aproveitar as oportunidades de melhoramento e consolidar os pontos fortes, depois de obter os resultados e analisar os dados dos KPIs, então não estamos aproveitando todos os benefícios do processo.

Por fim, devemos ter noção que os KPIs podem nos ajudar a reduzir o tamanho e a complexidade do desafio de medir o desempenho geral e detalhado de cada um dos componentes de uma organização, para transformá-lo em um conjunto preciso de indicadores-chave para entender e controlar mais facilmente a situação. O que realmente importa é entender o que e por que um objetivo está sendo medido e o que fazer com os resultados.

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