Key Perfomance Indicators

6 Aspetos chave para definir Key Performance Indicators (KPIs)

Recordemos que os Key Performance Indicators (KPIs) são as métricas que usam para quantificar o desempenho e o nível de cumprimento dos objetivos de uma empresa com o fim de obter um diagnóstico detalhado do rendimento e a evolução de todos os processo que levam a cabo em sua organização.

Os KPIs formam o Balance Scorecard (BSC), o quadro de gestão e controle integral da organização do que falámos antes, e se estabeleçam com base na estratégia de negócio escolhida pela empresa para levar a cabo suas tarefas e conseguir os objetivos e metas que estableceu previamente.

O próprio objetivo de estabelecer um BSC é poder monitorar e controlar o rendimento de todos os aspetos e processos envolvidos no desenvolvimento da empresa. Para fazer isso, existem muitos tipos de KPIs, mas para selecioná-los corretamente, uma série de aspetos devem ser levados em consideração:

1. Metas e objetivos claros:

Para definir um KPI é necessário clarificar as metas e objetivos perseguidos pela empresa. Sempre se deve ter uma lista do que se tem, o que se busca e os prazos para cumprir.

2. Comparação:

Os KPIs selecionados devem poder ser comparáveis, isto quer dizer que devem ter uma referência, que basicamente é uma meta, para saber em que nível de desempenho se encontra em cada um.

3. Periodicidade:

A revisão de KPIs pode ser diária, semanal ou mensal, o importante é defini-los previamente e permitir um período de tempo adequado para desenvolver as tarefas, alcançar os objetivos e nesse momento entregar a avaliação com os resultados. A periodicidade da avaliação de KPIs dá uma orientação muito importante para saber quais são mais relevantes.

4. Responsáveis:

Antes de por em marcha um BSC é fundamental para o sucesso do processo saber qual dos diretores ou colaboradores vão recebr os resultados dos KPIs. O relatório geral deve abarcar todos os departamentos, mas pode fazer relatórios discriminados por departamento ou nível de gestão dos colaboradores. Tudo depende de como a direção prefira ver os resultados.

5. Encarregados:

Ainda que pareça óbvio, há que reforçar que quem mede os KPIs devem ter conhecimento sobre o que estão fazendo. Seria uma perda de tempo desenhar um BSC que vá ser administrado por alguém que não tem ideia do que está medindo ou que não tenha os meios e ferramentas necessárias para o fazer corretamente.

6. Ação posterior:

Para além da definição dos responsáveis por monitorar e os responsáveis de receber os resultados dos KPIs, se deve estabelecer quais pessoas vão estar encarregadas de coordenar e supervisionar as ações que se vão desenvolver com o fim de consolidar pontos fortes e aproveitar as oportunidades de melhoramento.

Concluindo, é necessário fazer um rigoroso processo de desenho e monitoramento para que os KPIs selecionados sejam os indicados para medir realmente a evolução e o rendimento dos processos na organização. Uma seleção errada de KPIs vai derivar na consecussão de dados que não ajudam em nada a melhorar o desempenho da empresa. O importante é finalizar a coleta de dados é tomar ações e corrigir as falhas identificadas, pelo contrário, o tempo dedicado terá sido em vão.

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