Produtividade

4 Conselhos para otimizar a produtividade em sua organização

Em muitas ocasiões sentimos que a duração da jornada laboral não é suficiente e que o tempo não nos chega para cumprir com todas nossas tarefas. É sabido que o tempo é um dos maiores tesouros das pessoas, porém, também sabemos que não é ilimitado e que há que aprender a administrar-lo para conseguir a maior produtividade e eficiência possível.

Por esta razão, hoje vamos dar 4 conselhos práticos para gerir o tempo da jornada laboral com efetividade e conseguir completar as tarefas e alcançar os objetivos que perseguimos no dia a dia de nosso trabalho.

Vejamos:

  1. Estabelecer objetivos e prioridades:

Fixar os objetivos que temos é a chave para gerir o tempo corretamente, se não sabemos o que temos que fazer, então não vamos chegar a nenhum lugar. É necessário estabelecer as metas que se vão perseguir, tomar o tempo para  analizá-las, planificar a forma de alcançá-las e pôr datas limite para executar as tarefas.

Estabelecer quais são as prioridades que temos em nosso dia a dia no trabalho é básico para alcançar os objetivos e distribuir o tempo produtivamente, nem todas as atividades são urgentes, nem todas importantes.

Priorizar é necessário para evitar perder tempo em tarefas secundárias e pôr demasiada atenção em situações que, ainda que pareçam urgentes, acabem não sendo importantes a longo prazo. É importante fazer uma classificação de cada um de nossos afazeres para saber quais atender e quais prescindir.

  1. Evitar as distrações

As interrupções e distrações são coisas que acompanham cada tarefa que empreendemos em nosso trabalho, o que deveríamos fazer para gerir nosso tempo de uma maneira mais eficiente e produtiva, é evitá-las e em caso de não o conseguirmos fazer, geri-las inteligentemente.

Por exemplo, deveriam-se responder só aos e-mails que sejam necessários, os que não sejam importantes podemos respondê-los noutro momento depois de terminar nossa tarefa. O espaço de trabalho, os ruídos, a falta de iluminação e os objetos que possam distrair-nos são coisas que podemos rever e melhorar para facilitar nosso trabalho e evitar interrompê-lo constantemente.

Por outro lado, devemos entender que nem todas as reuniões ou compromissos de trabalho que temos em nossa agenda são urgentes ou realmente necessárias. Para determiná-lo, devemos analisar a agenda e examinar quais são as reuniões que interferem com nossas tarefas e que podemos evitar ou adiar e quais são as realmente necessárias e importantes.

  1. Não adiar, nem abandonar as tarefas:

Uma das maiores tentações que podemos ter em nosso trabalho é a de adiar o trabalho quando temos algum tempo de sobra ou quando enfrentamos tarefas complicadas ou pesadas. Este é um grande erro, posto que quando chegar o momento de entregar este tipo de trabalhos, vamos ter muito pouco tempo para levá-los a cabo e seguramente vamos entregá-los incompletos ou mal realizados.

O recomendável é assumir que existem tarefas mais complicadas e extensas que outras e que o melhor é dar-lhes prioridade para entregá-las a tempo e da melhor maneira. Caso contrário, vamos reduzir a produtividade e pôr em causa a qualidade de nosso trabalho e desempenho dentro da organização. Abandonar uma tarefa que começámos por causa de complicações ou obstáculos é uma falha crónica, render-se não é uma opção, redesenhar a estratégia para completar o trabalho, sim, é.

  1. Saber dizer ‘não’:

Os companheiros de trabalho pedem ajuda em muitas ocasiões para completar suas tarefas e é difícil dizer-lhes que não. Mas é muito importante não permitir que as demandas dos demais nos incomodem e nos retirem o tempo destinado para completar nossas próprias tarefas, que, logicamente, primam sobre as dos demais.

Não se trata de ser egoísta ou não se entender o trabalho dos demais, mas primeiro devemos cumprir com nosso trabalho e se nos sobra tempo, dedicá-lo a ajudar ou orientar os demais. Trata-se de que os companheiros entendam que não se pode estar sempre disponível para eles e que isso não implica falta de companheirismo ou colaboração.

Em conclusão, a correta gestão e administração do tempo no trabalho depende de uma organização e planeação da agenda muito cuidadosa.

Estabelecer as metas e as prioridades, evitar as distrações e interrupções, não adiar, nem abandonar as tarefas complicadas e saber quando dizer não às petições dos companheiros de equipe, são as chaves para ter um dia a dia produtivo e cumprir com todas nossas metas, o que se verá refletido, tanto nos resultados individuais, como nos da empresa em geral.

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