Produtividade

4 Distrações que reduzem a produtividade

Por vezes, um dia de trabalho pode parecer que nunca mais terminará, mas em outras parece que o tempo não é suficiente para fazer todas as tarefas pendentes ou por outro lado, no final do dia percebemos que não fizemos nada importante. O que não percebemos é que talvez não estamos otimizando o uso do tempo corretamente, mas estamos dedicando tempo para coisas que não são realmente produtivas.

No dia a dia está rodeado por distrações que afetam significativamente nossa capacidade de concentração. Sem ir tão longe, é inegável que a internet e a multiplicidade de dispositivos que nos rodeiam podem se tornar um problema quando tentamos nos dedicar totalmente a uma mesma tarefa.

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Para alcançar o nível desejado de produtividade e manter um ótimo grau de concentração que nos permita concluir nossas tarefas no tempo e na forma planejados, é necessário identificar quais são os elementos distratores mais comuns em nossos espaços de trabalho e que afetam negativamente nosso desempenho. Vamos ver os 4 principais:

  1. E-mail:

Muitas pessoas se converteram em escravas de seus e-mails e verificam suas caixas de entrada continuamente ao longo do dia. Essa prática consome um tempo valioso, pois exige retomar a concentração para continuar a tarefa que é interrompida e cria um círculo que não afeta a produtividade.

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A menos que você esteja esperando por um e-mail crucial, é aconselhável estabelecer momentos específicos do dia para checar os e-mails, como: no início da manhã, antes e depois do almoço, a meio e ao final da tarde. Isso nos permite focar nos e-mails realmente importantes para processá-los de maneira oportuna e nos manter focados na tarefa que estamos executando.

  1. Multitarefa:

Se você estiver escrevendo uma carta, fazendo uma apresentação e escrevendo um contrato ao mesmo tempo, seu cérebro estará disperso entre as 3 tarefas e não se concentrará em nenhuma delas em particular. Eu posso terminá-los todos ao mesmo tempo, mas a orientação ao detalhe não será precisamente a característica de qualquer um dos três.

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Fazer várias tarefas ao mesmo tempo distrai imenso e reduz a produtividade, embora pareça paradoxal que seja uma realidade. É aconselhável priorizar as tarefas, atribuir um nível de importância a cada uma, estabelecer uma agenda de trabalho com datas de entrega e executá-las individualmente para manter a concentração necessária e finalizá-las no tempo estipulado.

  1. Reuniões:

O excesso de reuniões pode se tornar o pior inimigo da produtividade de uma empresa. Se analisarmos cuidadosamente, muitos deles são desnecessários ou envolvem pessoas que não têm nada a ver com o assunto, e apesar de terem boas intenções, se tornam contraproducentes e afetam a concentração de pessoas.

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As reuniões devem ser cuidadosamente planejadas e executadas somente quando necessário. Eles devem ter um foco definido, agenda, duração e lista de participantes que lhes permitam desenvolver os problemas rapidamente e tirar as conclusões adequadas. Outro aspecto fundamental é que os participantes devem aprender a dizer não quando consideram que sua presença em uma reunião é desnecessária.

  1. Redes Sociais:

As redes sociais no trabalho são úteis, altamente recomendadas de fato, quando o objetivo de consultá-las é conectar contatos profissionais para consolidar o networking, seguir as tendências da área em que você trabalha, buscar alianças para fortalecer projetos corporativos, etc.

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No entanto, a consulta excessiva dessas redes consome tempo valioso e é um obstáculo à concentração e produtividade das pessoas. Embora não devam ser proibidos, o uso de redes deve depender da autorregulação e estabelecer cronogramas adequados para usá-los como veículo social em uma pausa de trabalho, após o almoço, durante o café, etc., todos em sua proporção adequada.

Em conclusão, alcançar a concentração necessária para cumprir nossas tarefas no momento apropriado e com a qualidade esperada depende de manter vários fatores controlados que enfrentamos todos os dias. A tecnologia tornou as redes sociais e os e-mails disponíveis a qualquer hora e lugar, o que reduz o tempo que temos para cumprir nossas funções, a disciplina e a organização são as chaves para isso.

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