5 Formas de otimizar a produtividade de suas reuniões

Muitas vezes, as reuniões de trabalho se tornam em um obstáculo à produtividade nas organizações. Muitas delas são inúteis, não garantem nada além de consumir a energia dos participantes e reduzir a capacidade de alcançar o que é realmente importante para as pessoas e suas empresas: alcance e exceder as metas estabelecidas.

No entanto, devemos ter claro que reuniões bem planejadas e gerenciadas são o melhor lugar para tomar decisões importantes, planejar novos projetos, atribuir papéis e tarefas a colaboradores, definir estratégias, resolver problemas e relatar mudanças e mudanças futuras na organização.

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As reuniões de trabalho não podem ser intermináveis ​​ou convocadas quinze minutos antes de serem realizadas. Essas reuniões devem ter uma agenda estabelecida, um horário de início e término específico e uma lista de participantes que inclua as pessoas realmente necessárias para abordar o tópico da reunião.

O foco, a duração e a conclusão da reunião são fundamentais para o sucesso da reunião. Estas são 5 maneiras de otimizar a produtividade e a eficácia de suas reuniões de trabalho:

1. Definir a agenda:

Antes de convocar a reunião, os tópicos a serem discutidos devem ser preparados e uma ordem para resolvê-los deve ser definida. As reuniões mais produtivas são aquelas que têm um foco específico que não permite sair do tema central e em que os participantes têm uma agenda clara vários dias antes da data estabelecida. Não repita coisas irrelevantes e explique em particular tópicos que não entendem um participante em particular, são outros detalhes importantes para garantir o sucesso da reunião.

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2. Limitar os presentes:

Muitas vezes acontece que as pessoas presentes em um reunião não tem nada que ver com os assuntos a tratar o que provoca perdas de tempo e ritmo de trabalho. Isto acontece quando não se planeja com cuidado a ordem de trabalhos do encontro, que deve incluir a lista de membros estritamente necessárias para a mesma. Quanto mais pessoas estiverem presentes, mais complexa se torna a discussão e mais difícil obter as soluções esperadas.

3. Promover a pontualidade:

Se a reunião foi convocada para as 8h, deve começar exatamente a essa hora. O organizador não deve perder tempo esperando por quem tenha chegado, a ordem de trabalhos já deve ter sido anunciada, tudo para que não existam desculpas, senão motivos de força maior. Se alguém chega à hora indicada, não se deve repetir o que já foi dito, esta pessoa deve averiguá-lo com outros assistentes.

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4. Buscar soluções em vez de problemas:

Grande parte das reuniões de trabalho são convocadas com o objetivo de solucionar problemas, mas estas não devem ser convertidas em um inconveniente adicional. Os envolvidos devem analisar o problema, evitar contribuir para o prior e propôr possíveis soluções para o mesmo com uma atitude positiva, discutindo com respeito e tentando alcançar o máximo de consensos possível. No final, deve definir um responsável por monitorar a solução escolhida.

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5. Manter o respeito:

Algumas reuniões podem subir de tom de acordo com a importância ou urgência do tema discutido, isto é normal sempre e quando se gerencie um ambiente de respeito e tolerância, o que permite escutar todos os membros e reunir diversos pontos de vista para tomar a melhor decisão. O que nunca se deve permitir é que o debate se converta em um espaço para ataques pessoais ou agressões verbais que nada têm a ver com o tema em questão.

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Todos estes aspectos não têm razão para converter as reuniões em um espaço aborrecido e indesejado para as pessoas. Por outro lado, estas pautas permitem planejar reuniões curtas, amigáveis e eficientes para que os membros possam chegar a acordos produtivos, tomar as melhores decisões, melhorar as relações entre a equipe, reconhecer os objetivos conseguidos e planejar novos desafios.