Produtividade

Delegar tarefas, a melhor forma de impulsionar a produtividade laboral

A produtividade é um assunto que preocupa todos os administradores nas organizações. Por isso, existem muitos gerentes que querem controlar tudo na empresa e isto não aumenta necessariamente a produtividade, pelo contrário, pode trazer consequências adversas. Delegar e distribuir tarefas entre os colaboradores é chave para melhorar a produtividade laboral, o mesmo que estabelecer um sistema de monitoramento da equipe.

Um artigo publicado por Elizabeth Grace Saunders no Harvard Businnes Review, nos recorda que fazer mais nem sempre é melhor e que manter-se informado de todos e cada um dos detalhes do trabalho na organização não é aconselhável para um administração que deseja ser bem sucedido no mercado e quer ganhar a confiança de seus funcionários. Confiar nos funcionários e prepará-los para assumir tarefas por conta própria é essencial para alcançar esse sucesso e confiança.

Quando existem muitos projetos ou pessoas a cargo no interior de uma organização, a forma correta de manter o controle é precisamente deixando-o um pouco de lado, ou seja, delegando em outras pessoas tarefas e funções e permitindo a contribuição real da equipe para o sucesso da empresa. O ideal é deixar de controlar tudo sozinho e passar de ter o controle de cada detalhe para adquirir uma perspetiva mais geral que permita tomar as decisões corretas.

Não se trata de deixar absolutamente todo o trabalho de lado, se trata de abrir o campo para que os colaboradores assumam responsabilidades e cumpram as tarefas sem que o gerente ou os chefes estejam acima de cada detalhe totalmente. Estabelecer sistemas de monitoramento adequados permitirá saber em que momento se deve falar com o funcionário e quando avançar nas etapas e funções nos diferentes projetos.

Aqui estão 3 conselhos para conseguir delegar tarefas com sucesso e dar autonomia para a equipe de trabalho, o que os fará ganhar confiança e responsabilidade. Vejamos:

1. Avaliar as tarefas que podem ser delegadas:

As pessoas e projetos a cargo de um colaborador podem crescer com o tempo, e é nesse momento em que pode chegar a sobrecarga laboral, para o evitar é necessário fazer um estudo profundo sobre as tarefas que poderiam ser delegadas em outras pessoas sem que se gerem inconvenientes. Para o fazer, há que revisar quais pessoas podem fazer essas tarefas com sucesso, quais poderiam entrar e contribuir para o projeto e quem poderia dirigi-lo e levá-lo para a frente sem uma supervisão diária.

2. Delegar e diferir frequentemente:

Quando delegamos o trabalho, estamos transferindo a responsabilidade de o levar a cabo por outra pessoa, por isso também devemos nos preparar para a necessidade de adiar as tarefas relacionadas com esse trabalho ou projeto. Ou seja, devemos gerir as pessoas que nos perguntem ou consultem sobre esse projeto à nova pessoa encarregada do mesmo, pelo contrário não estaríamos delegando a tarefa por completo. A ideia é transferir a responsabilidade com tudo o que implica: consultas, dúvidas, assessorias, etc.

3. Monitorar e confiar na equipe:

Para delegar e diferir as tarefas das quais temos a responsabilidade dos resultados, devemos estabelecer um sistema de monitoramento para assegurar o êxito do trabalho. O monitoramento deve ser consistente para saber quais são as tarefas pendentes dos projetos e quais estão desenvolvendo no momento.

Um documento compartilhado online, pode ser em ferramentas como Word ou Google Drive, que contenha as tarefas delegadas funciona muito bem para se manter informado sobre a evolução do projeto. O outro ponto chave é definir com que frequência será feita essa revisão, pode ser semanal, quinzenal ou mensalmente, o importante é estabelecer uma rotina de acompanhamento e permitir o tempo necessário para que a equipe faça sua lição de casa.

Concluindo, delegar é transferir responsabilidades, mas não desconhece-las por completo, e é necessário assumir que muitas tarefas vão deixar de se fazer como alguém quiser, mas isto não deve ser um inconveniente, deve ser gerenciado como uma oportunidade que s está dando à equipe para que demonstre seu potencial e aumenta a produtividade laboral

Delegar tarefas importantes e confiar nos colaboradores é a chave para manter o melhor clima laboral, sustentar as melhores competências, alcançar o sucesso e potenciar a criatividade, responsabilidade e confiança da equipe.

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