Produtividade

Como organizar as tarefas para melhorar a produtividade

A antiga crença de que trabalhar mais horas era sinónimo de maior produtividade começou a ficar obsoleta. Creio que a grande maioria das pessoas concordará que estar 8 horas ininterruptas dedicado a uma tarefa faz com que, na realidade, demore mais tempo a fazê-la do que deveria.

Então, se devemos abandonar a arcaica formação organizativa que temos tido até agora nas empresas, que alternativas existem? Como organizar nossas tarefas, tanto pessoais como profissionais, para conseguir melhorar a produtividade?

Trazemos uma lista de rotinas que nos ajudam a organizar e que, podem ser incluidas no dia-a-dia, baseada na experiência de profissionais e estudos que demonstrem sua eficácia.

  • Revisar a caixa de entrada do e-mail 3 vezes por dia

Talvez não seja o seu caso, mas é muito comum receber uma quantidade de e-mails indecente a cada dia de trabalho. Se tentarmos responder a todos à medida que vão chegando será impossível concentrar-se na tarefa principal que está fazendo. As interrupções são um dos motivos que mais prejudicam a nossa produtividade. Se for fazer algo, dedique-se a isso a 100% até terminar ou até que chegue a uma fase em que possa cortá-lo e continuar noutro momento do dia.

Estabeleça 3 horas concretas durante o dia para revisar o e-mail e dedique-se exclusivamente a responder a tudo o que seja necessário; defina etiquetas (o Gmail permite fazê-lo) o grau de importância dos e-mails e responda-os consoante essa ordem.

  • Controlar as abas abertas no navegador web

Pode parecer algo insignificante e sem muita importância, mas o certo é que ter umas 20 ou 30 abas abertas ao mesmo temo no navegado web retira tempo e desconcentra imenso. Se trata de um ‘vício’ que muita gente tem; diariamente no trabalho é surpreendente a quantidade de abas ou janelas que os colegas abram.

Quando salta de uma aba para outra, seu cérebro libera os recetores de dopamina que dão a ilusão de que está sendo mais produtivo. No entanto, na realidade o cérebro não está processando realmente todos esses estímulos, mas saltando de um ponto de foco para outro de forma frenética.

Um estudo da Universidade de Sussex escaneou cérebros distintos das pessoas fazendo multi-tarefas. O que encontraram foi que quanto mais tarefas se fazem, menos matéria cinzenta circula pelo córtex cingulado anterior, a parte do cérebro associada ao processamento cognitivo e emocional. Assim que se crê que ter abas faz com que tenhas muitas coisas ‘sob controle’ e ‘acessíveis’, é apenas uma ilusão, na realidade costaria menos ao seu cérebro buscá-las do zero, através da memória, do que encontrá-las entre tanta informação.

  • Organizar o tempo contando com o poder dos descansos, ‘breaks’ ou ‘kit-kats’

Parar de fazer algo para fazer uma pausa pode parecer contraproducente; não é tempo que poderia passar terminando o projeto em andamento? Na verdade, não. Seu cérebro precisa de uma pausa para continuar trabalhando no mesmo ritmo. Embora em muitas empresas seja desaprovado deixar a mesa, o trabalhador pode permanecer calmamente sem fazer nada porque seu cérebro não permite mais.

Graças aos ritmos circadianos, o cérebro só pode se concentrar por um certo tempo antes de precisar descansar. Seu circuito consiste em armazenar, usando glicose como combustível, esgotar e recarregar.

A melhor forma de organizar o tempo para ser produtivo? Se deve desconectar de tarefa durante pelo menos 15 ou 20 minutos após lhe dedicar entre 60 e 90 minutos. De facto, o programa Desktime, baseado em dados de seus usuários, descobriu que a gente mais produtivo era a que dedicava uma média de 52 minutos trabalhando e 17 minutos de pausa seguida.

É preferível usar o tempo de descanso para desconectar completamente de qualquer tarefa, ou seja, não se considera descanso decidir comprovar o e-mail nesse momento. Experimente coisas como sair e passear; isso reduz o estresse e aumenta a criatividade, ainda que também seja uma boa ideia ir comer ou beber algo e aumentar seus níveis de glicose para alimentar o cérebro.

  • As listas de tarefas, à sua medida, ajudam

O corpo responde com uma agradável sensação de satisfação e orgulho quando conseguimos completar uma lista de tarefas. Quer seja a lista de compras ou a lista de tarefas do dia, nossa cabeça nos diz algo como: “toma, bem feito, que craque!”.

Os grandes objetivos são importantes, no entanto, os pequenos objetivos são os que nos dão o empurro motivacional para continuar. Uma vez escolhido o grande objetivo, por exemplo, no trabalho poderia ser “aumentar o tráfico do blog”, é momento de pôr pequenas ações em ordem que levarão a consegui-lo e que são assumíveis a curto prazo. Pouco a pouco vai baixando na tarefa, e sem dar conta já terminaram o projeto.

A lista deve ter tarefas pequenas e realistas, pelo contrário, se colocar-mos tarefas muito ambiciosas ou projetos longos, a sensação de nunca pôr o ‘check’ nos frustrará.

  • ‘Trackear’ as horas dedicadas a algo

Seguralmente alguma vez se perguntou se vale a pena gastar muito tempo em uma tarefa em concreto. Isto me dá benefício suficiente para eu me dedicar tanto? É habitual deixar-se levar e esquecer o objetivo por detrás de algo. Um exemplo básico é: se é preciso levar um bolo de aniversário para alguém, podemos entusiasmar-nos e querer fazer isso sozinho, mas isso vai significar que perderemos toda a tarde comprando ingredientes e fazendo o bolo

Nesse momento seria melhor perguntar-se se vale a pena gastar esse tempo em isso ou se pode aproveitar para fazer outra coisa mais importante, ou se realmente o facto de fazer o bolo pessoalmente vai ser uma presente com significado suficientemente forte para dedicar horas.

Há um estudo entre a relação do que gasta a fazer algo e os benefícios que traz. Harvest é uma ferramenta que ajuda toda a equipe de trabalho a levar em conta o tempo que se dedica a cada atividade e entrega uma análise das métricas para dizer se esse tempo está sendo bem investido ou não, em relação aos objetivos perseguidos.

Recomendo também passar as vistas na técnica 80/20 neste artigo explicam a experiência pessoal de aplicar os resultados que surgiram. Basicamente consiste em dedicar 20% do tempo ao que  dá 80% dos benefícios.

  • Conhecendo a ferramenta de gestão Trello em profundidade

Se ainda não ouvir falar desta ferramenta, tenho que a apresentar porque por vezes pode ser uma ajuda inestimável para organizar suas tarefas. Treelo é uma plataforma, baseada na Metodologia Kanban, que organiza seus projetos e tarefas em quadros; pode escolher que sejam privados ou inclusivamente compartilhá-los para fazer projetos comuns com uma equipe. Isto é um completo artigo em que explicam como usar Trello.

O que mais gosto desta ferramenta é que seus criadores dão muitos exemplos de como a aproveitar e compartem de forma gratuita: pode encontrar quadros de qualquer tema, desde marketing, RH, organização de empresas ou tarefas pessoais. Em este artigo pode acessar uma lista das ‘boards’ ou quadros imprescindíveis para cada negócio ou necessidade.

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