Produtividade

Produtividade: 5 Chaves para administrar o tempo eficientemente

Todas as organizações querem ser mais eficientes com a gestão do tempo de trabalho de seus colaboradores. É provável que os líderes tenham descoberto como o gerenciar, mas à medida que começam a subir na carreira, têm cada vez mais tarefas diárias e precisam de repensar a forma como se estão organizando sua jornada laboral.

Uma jornada laboral com o tempo corretamente distribuido para completar todas as tarefas pendentes é vital para alcançar os objetivos pessoais e globais a médio e longo prazo.

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Por isso, hoje vamos te dar 5 aspetos a ter em conta quando desenhar uma estratégia de gerenciamento do tempo de trabalho eficiente e produtiva. Vejamos:

  1. Definir uma hierarquia de tarefas (e cumpri-las)

Faça uma programação semanal e mensal para tarefas a longo prazo, que te permitam identificar as tarefas de maior e menor prioridade. Se lembre sempre que o que é urgente nem sempre é importante, isso significa que as tarefas de nível inferior devem ser feitas quando tiver terminado as tarefas mais importantes e tenha tempo livre para se dedicar a elas, se recorde que a ideia é complementá-las todas no prazo estabelecido.

Existem muitas ferramentas tecnológicas ao alcance da mão para controlar e gerenciar as tarefas e a duração de cada uma delas. O importante é gerenciar o tempo estabelecendo objetivos realistas, tempos adequados para o conseguir e uma ordem hierárquica que permita completar primeiro as tarefas mais importantes.

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  1. Controle seu e-mail (não o contrário)

As pessoas passam horas revisando seu e-mail e não se dão conta que isto tira tempo valiosos para completar suas tarefas. Um estudo de Radicati Group prevêm que um trabalhador americano enviará 136 e-mails por dia em 2017. Outro estudo de McKinsey & Compay estima que as pessoas gastam um quarto do seu tempo de trabalho usando o e-mail.

Existem muitas formas de gerenciar o e-mail eficiente com práticas tão simples como desativar a comprovação automático, filtrar o e-mail com cópia (CC), definir o assunto do e-mail, criar listas produtividades, etc. A chave está em escrever e-mails apenas quando for necessário e não se converter em um escravo desse tipo de aplicações.

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  1. Assista apenas às reuniões necessárias

Assegure-se que sua participação seja estritamente necessária e indispensável em cada reunião de trabalho em que esteja. Se é uma reunião que não lhe diz respeito, simplesmente não esteja na reunião.  Estes compromissos podem durar horas e não ter nada a ver com o trabalho de alguns dos participantes, se convertendo em tempo perdido.

Um método recomendado para evitar a participação de pessoas desnecessárias em reuniões é manter uma agenda de reuniões atualizadas on-line e sempre falar diretamente sobre isso para evitar mal-entendidos e perdidas de tempo desnecessárias.

  1. Programe reuniões curtas

As reuniões de trabalho são o melhor mecanismo para definir os novos projetos que serão empreendidos, os objetivos prosseguidos e fazer uma distribuição eficiente de tarefas e a resolver as dúvidas dos envolvidos.

No entanto, essas reuniões tendem a durar demasiado tempo e abordar temas que não são relevantes. É vital definir os temas a tratar antecipadamente, programar a duração da reunião para que seja curta, concics e produtiva e convidar apenas as pessoas indispensáveis. Se recorde que menos é mais.

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  1. Flexibilize seu calendário

Antes de termos dito que a criação e atualização de um calendário de tarefas semanais e mensais com uma ordem hierárquica de prioridades é fundamental para a produtividade, mas também é necessário se adaptar às notícias do dia a dia e poder flexibilizar os tempos para reorganizar as tarefas prioritárias quando estas surgem.

Ficar demasaido preso ao calendário não é uma boa ideia, pode fazer com que se percam oportunidades valiosas. O cronograma deve ser um guia para cumprir os horários, mas sempre deve ser aberto para incorporar as novidades e as novas tarefas que surgem normalmente no trabalho.

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Em resumo, a gestão idealizada do tempo no trabalho depende de uma organização cuidadosa e disciplinada e de planejamento do calendário das tarefas. Estabelecer uma hierarquia que identifique as prioridades nas tarefas, o controle do uso do correio eletrônico, atendendo apenas as reuniões necessárias e tornando seus tempos mais flexíveis são ações simples que permitem melhorar a produtividade e alcançar os objetivos dentro do tempo esperado.

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