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Produtividade: 5 Conselhos para reuniões produtivas

As reuniões de trabalho nas empresas são cada vez mais frequentes e, para muitos dos participantes, representam um enorme desperdício de tempo.

A ideia de fazer uma reunião de trabalho dentro da empresa é melhorar a comunicação interna, alcançar conclusões concretas e chegar a acordo sobre estratégias produtivas e eficazes que ajudem a conseguir os objetivos da organização. No entanto, em muitas ocasiões isso não acontece e o tempo que a reunião tomou parece ter sido em vão.

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A Microsoft realizou uma pesquisa entre várias empresas nos Estados Unidos e descobriu que os funcionários de uma organização gastam em média 5,6 horas semanais de seu trabalho em reuniões internas, o fato surpreendente é que 71% dos funcionários entrevistados no estudo disseram que não acham que essas reuniões sejam realmente produtivas.

Estes são 5 conselhos práticos para fazer reuniões de trabalho produtivas:

1. Planeje a agenda:

Prepare um plano que contenha todos os aspectos que serão discutidos na reunião, evite tópicos desnecessários ou não tenha nada a ver com o propósito da reunião. A elaboração da agenda permitirá ajustar os tempos da reunião e evitar temas não relevantes ou importantes.

Distribuir a agenda de antemão entre os participantes da reunião é importante para que todos estejam preparados e saibam exatamente de que tópicos falar e que contribuições são esperadas de cada um deles. O planejamento e a divulgação da agenda permitirão poupar tempo e aumentar a produtividade nos resultados.

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2. Considere as expectativas:

Depois de planejar a agenda e definir os tópicos da reunião, pergunte-se quais são suas expectativas e quais os resultados concretos que você deseja alcançar ao finalizá-la. Esteja ciente das limitações que podem surgir na reunião, a hora ou a localização geográfica de um participante através da Internet, por exemplo.

Gerencie a reunião com suficiente tempo de antecipação e convide todas as pessoas que considere necessárias, tenha em conta a informação e ferramentas disponíveis para a reunião e seja realista com os resultados que espera, assim evitará deceções e conseguirá resultados concretos.

3. Escolha os participantes:

Convide para a reunião apenas as pessoas necessárias, evite a participação de funcionários que não tenham nada a ver com o tema a ser tratado ou que, apesar de seu conhecimento relacionado com o tema, você simplesmente não considera que eles são necessários na reunião.

Inclua qualquer funcionário que acredite que possa fornecer informações e soluções concretas sobre o assunto e incentive a participação ativa de todos os participantes, para que eles se sintam valorizados e saibam que suas opiniões serão levadas em conta ao emitir as conclusões.

4. Mantenha a equipe conectada:

Comece e encerre a reunião atempadamente, certifique-se de que todos os participantes estão presentes, verifique se você tem todas as informações e ferramentas. Não perca tempo procurando ou baixando arquivos no meio da reunião ou verificando ligações telefônicas ou de internet, certifique-se de fazer todas essas tarefas antes de começar.

Dirija a reunião com clareza e respeito, incentive todos os participantes a intervir na reunião de forma construtiva, permita diferenças nas opiniões, mas sempre mantendo respeito. Se o foco for perdido, reoriente a reunião e não permita que a discussão se desvie dos tópicos previamente acordados.

5. Divulgue as conclusões:

Quando todos os tópicos da reunião estiverem concluídos, evite prolongá-la ou inclua novos tópicos, a menos que seja estritamente necessário, e tente não prolongar a reunião por muitas horas, já que os participantes se irão desconcentrar e o sentido do encontro.

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No final, recapitule a reunião, anuncie os resultados, verifique que se cumpriram os objetivos e comunique aos assistentes as conclusões. Distribua um plano de tarefas e funções atribuidas para a reunião e planeje uma nova reunião se concluir que existem assuntos que o mereçam.

Um número excessivo de reuniões pode afetar a produtividade e o clima de trabalho de sua empresa, aprenda a planejá-las e agendá-las somente quando considerar necessário.

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