Produtividade

Como usar o e-mail para aumentar a produtividade laboral?

O e-mail é, atualmente, uma das ferramentas imprescindíveis para o desenvolvimento das tarefas e o funcionamento das organizações. No entanto, e sem negar seus enormes benefícios, alguns colaboradores abusam de sua utilização e perdem uma consideravel quantidade de tempo que poderiam destinar para cumprir com o resto de suas tarefas e funções pendentes, provocando uma diminuição notável da produtividade laboral.

Segundo um estudo feito pela empresa americana de investigação e análise tecnológica Radicati Group, um trabalhador americano enviou uma média de 115 e-mails diários durante o ano 2013 e se estima que o valor aumente para 136 e-mails por dia no ano 2017. Outro estudo da consultora de administração estratégica McKinsey & Company, estima que as pessoas gastam um quarto do total de seu tempo no trabalho usando o e-mail.

Estes dados alarmantes demonstram claramente o mau uso que é feito do e-mail dentro das empresas. Uma investigação da Universidade da California, descobriu que consultar a caixa de entrada do e-mail constantemente pode se tornar em uma obsessão e ser prejudicial para sua saúde. Por isso , vamos dar alguns conselhos práticos para otimizar o uso do tempo no trabalho e para aproveitar realmente a produtividade que nos possa ajudar a obter uma ferramenta tão valiosa como o e-mail. Vejamos:

1. Desativar a verificação automática:

Desativar a opção de verificação automática do e-mail em seu dispositivo móvel é o primeiro passo para deixar de lado a obsessão por permanecer conectado todo o tempo. Criar filtros que priorizem as notificações unicamente para quando chegue um e-mail de uma pessoa que você considere importante, como o chefe de departamento ou o gerente por exemplo, o de quem esteja esperando uma resposta urgente, é uma boa opção para consultar o e-mail apenas quando for necessário.

2. Filtrar o e-mail CC (com cópia):

É muito viável que os e-mails que chegam com cópia na sua caixa de entrada não sejam os mais relevantes ou urgentes para você. Ative um filtro, para que as mensagens cujo destinatário principal não seja você vá para outra pasta, funciona para reduzir notavelmente a quantidade de e-mails para verificar sua caixa de entrada. Um colunista no portal LondonlovesBusiness.com explica que, ao ativar esse filtro, 50% dos seus e-mails acabaram naquela pasta e que 90% dessas mensagens não tinham importância ou urgência para ele.

3. Não abusar da função CC:

Esta recomendação tem ligação com a anterior. Quando precisar de enviar um e-mail, a algum departamento por exemplo, não é necessário enviar uma cópia a todos os membro desse departamento visto que, seguramente, obterá mais de uma resposta desnecessária, para além de causar mau estar e fazer com que os destinatários que não entendem porque estão incluídos na mensagem percam o seu tempo. Ao mesmo tempo, se quiser receber uma mensagem com uma longa lista no campo CC, trate de responder apenas a quem seja necessário para evitar converter o tema em uma cadeia interminável.

4. Definir o assunto:

O campo de assunto em um e-mail é fundamental para o sucesso de uma mensagem, aproveite-a e defina com precisão o tema pelo qual está escrevendo este e-mail. Muitas pessoas eliminam de antemão as mensagens que não têm assunto, que eles o escrevem mal ou que simplesmente não entendem o aspeto a que se refere. Seja muito específico ao escrever o assunto da mensagem e lembre-se de escrevê-lo novamente cada vez que a mensagem mude de destinatário.

5. Usar o e-mail apenas quando for necessário:

Por vezes, a pessoa a que está enviando um e-mail está ao lado de seu escritório ou a uma simples chamada telefônica de distância. Tenha em conta que se se trata de um debate profundo ou de uma conversa importante o melhor para otimizar os resultados é ter uma conversa frente a frente ou por celular se não for possível. Os temas delicados e extensos podem se converter em mal entendidos se se tratam unicamente por e-mail.

Como podemos ver, o e-mail é definitivamente uma das ferramentas mais práticas desenvolvidas pelas tecnologias de informação e comunicação. O sucesso de seu uso depende da prudência com que é usado por cada colaborador em uma organização, com os conselhos anteriores é possível otimizar seu funcionamento e aumentar significativamente a produtividade e a competitividade tanto pessoal como global na empresa.

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