Recursos Humanos

Como manter uma comunicação eficaz em Home Office

Para impedir a propagação do Covid-19, a maioria dos países implementou medidas estritas de contenção. Como consequência, as empresas foram forçadas a adotar o Trabalho remoto. Muitas delas pela primeira vez.

No entanto, nem funcionários nem líderes foram preparados ou treinados para o Trabalho remoto. Uma metodologia que leva tempo para se adaptar. De acordo com o Relatório de trabalho remoto de Buffer, os 5 desafios mais comuns para os funcionários que estão atuando em regime de Trabalho remoto são:

  • Desconectar do trabalho
  • Lidar com a sensação de isolamento
  • Dificuldades organizacionais / de comunicação
  • Evitar distrações domésticas
  • Manter-se motivado

Se a empresa e os líderes não responderem a esses desafios de maneira ativa e consciente, o processo de Trabalho remoto será complicado. Na Acsendo, descobrimos que para evitar tudo isso e obter um Trabalho remoto eficaz, a chave é: manter a equipe unida. 

E para conseguir isso, a empresa precisa se concentrar na comunicação e torná-la aberta, ordenada e eficaz. Deixe-me dizer o porquê.

Comunicação ativa: a chave para o Trabalho remoto 

Peter Drucker disse há mais de cinco décadas atrás que “60% dos problemas dos negócios são o resultado de uma comunicação deficiente“. A situação não mudou muito desde então: hoje apenas 28% dos funcionários entendem a estratégia da empresa.

Apesar da abundância de canais e tecnologias, existe uma lacuna de comunicação entre a equipe e a gerência. E quando uma empresa vai adotar o trabalho remoto, essa diferença aumenta consideravelmente. É uma situação complexa que afeta a todos:

  • Os líderes não recebem diretrizes claras da gerência para medir o desempenho ou gerenciar a comunicação no Trabalho remoto.
  • Os funcionários não sabem quais são seus objetivos ou os resultados a serem alcançados. O que aumenta a probabilidade de erros em até 40%, de acordo com a Forbes, e reduz sua motivação e produtividade.
  • Finalmente, a gerência começa a observar atrasos nos processos, baixos resultados e insatisfação por parte dos clientes e da equipe.

Chaves para manter a comunicação no Trabalho remoto

Na Acsendo, temos funcionários em 5 países e 7 fusos horários para atender clientes de toda a América Latina. Sabemos que a comunicação é fundamental para o sucesso dos processos de Trabalho remoto e transformação digital. 

É por isso que queremos compartilhar com você algumas dicas com base no que aprendemos em nosso processo para manter uma comunicação eficaz e ter uma equipe unida. Vamos ver:

Estar perto da equipe

Há momentos de grande incerteza. É altamente provável que os funcionários se sintam sobrecarregados com as medidas de quarentena adotadas em alguns países ou com o abalo que a economia sofreu nas últimas semanas.

Ajude-os a se sentirem calmos diante do que está acontecendo. 

Este é o momento de mostrar-se como um líder próximo e aberto. Fale de maneira clara e transparente com sua equipe sobre os desafios que a empresa enfrenta e o que se espera de cada um para superá-los com sucesso. Pergunte-lhes como se sentem trabalhando em casa e forneça feedback constante.  

Na Acsendo, por exemplo, realizamos seminários on-line com toda a nossa equipe para ajudá-los a melhorar a motivação. Aqui está uma foto de uma dessas sessões:

Equipe de Acsendo fazendo trabalhos remotos
Parte de nossa equipe da Colômbia e do México em um webinar interno

Decifrar o DNA da sua equipe

Entenda sua equipe. Se são pessoas de diferentes idades, isso vai mudar o relacionamento com a tecnologia. Fale com cada um e chegue a um consenso com sua equipe sobre os fluxos de trabalho e os canais de comunicação preferidos. 

Comece a organizar como eles vão trabalhar. Recomendamos o uso de metodologias ágeis ou uma mensuração de metas. Você pode usar qualquer uma das ferramentas de colaboração gratuitamente:

  • Asana  
  • MeisterTask  
  • Nozbe

E então você deve esclarecer o processo de comunicação. Escolha os canais a serem utilizados, os tempos de resposta e a frequência com que a equipe se encontrará. Na Acsendo, usamos as seguintes ferramentas:

  • Zoom
  • Hangouts
  • Slack

Mas essas são apenas ferramentas. O ideal é usá-las com uma intenção ou foco que seja interessante e benéfico para sua equipe. Utilizamos alguns dos canais acima para organizar sessões digitais de intervalos ativos:

uma pausa digital ativa em Acsendo
Nossa colaboradora Nathielly da equipe brasileira em uma pausa digital ativa.

Mude a concepção de produtividade

No Trabalho remoto, não há lugar para micro gerenciamento. É uma mudança de perspectiva que deve ocorrer gradualmente, mas os gerentes devem avançar no gerenciamento de resultados. 

Para isso, é importante contar com a tecnologia. Os gerentes podem economizar tempo e se concentrar no que importa com um sistema que os ajude a alinhar as metas de seus funcionários e acompanhar o desempenho. 

Em nossa equipe interna, usamos o módulo Home Office para nos dizer quantas atividades foram concluídas, quais tarefas cada uma possui e, assim, medir o desempenho com base nos resultados. Com esse painel, você obtém uma visão global de tudo o que acontece na empresa:

software de trabalho remoto
Se você deseja conhecer essa ferramenta, solicite uma demonstração gratuita aqui.

Os líderes têm uma responsabilidade crucial nesse processo. “Cabe a nós que as empresas possam adotar com sucesso o Trabalho remoto e que as equipes permaneçam fortes e unidas. É fundamental cumprirmos os compromissos que assumimos e dar o exemplo, porque, como disse o físico Albert Einstein: ‘dar o exemplo não é a principal maneira de influenciar os outros. É o único caminho’”.