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3 Conselhos para o sucesso do processo de onboarding de seus colaboradores remotos

O onboarding é o processo que permite ajudar aos colaboradores recém-contratados a se ambientar ao seu novo local de trabalho de forma oportuna e alinhados com a estratégia, cultura e valores da empresa. Compreendendo o funcionamento do trabalho, os processos e as tarefas que deve começar a executar e com a interação e construção de confiança com a equipe de trabalho.

Um processo de onboarding eficaz melhora a taxa de retenção, ajuda ao desempenho e aumenta a satisfação dos novos colaboradores. Conhecendo claramente os benefícios de implementar este processo, a pergunta é: o programa de onboarding de sua empresa também inclui os colaboradores remotos?

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De acordo com estatísticas oficiais, só nos Estados Unidos 43% das pessoas trabalham de forma remota algumas vezes por mês e 31% o faz de 4 a 5 dias por semana. Ainda que na América Latina a tendência esteja um pouco atrasada, o trabalho remoto já ganhou força e é importante otimizar o processo de onboarding para os colaboradores que vão trabalhar a partir de sua casa.

Hoje vamos compartilhar alguns conselhos para se assegurar que o processo de onboarding de sua empresa seja eficaz e útil para seus colaboradores remotos. Vejamos:

  1. Manter-se conectado para reduzir a distância

Trabalhar de forma remota é beneficioso para as pessoas e a empresa, mas também reduz a comunicação e a conexão entre colaboradores. Ainda que isto seja preocupante do ponto de vista da produtividade, também é prejudicial para os colaboradores se sentir sozinho ou excluído. Por isso, devem proporcionar amplas ferramentas para manter a conexão entre ambas as partes.

  • Preparar apresentações: Enviar ao novo colaborador vídeos, documentos, checklists e apresentações que incluam a missão, visão, valores, filosofia, cultura, estratégia, objetivos, membros da equipe e funções específicas do cargo é chave para acompanhar o colaborador em sua adaptação.
  • Usar ferramentas digitais: Existem muitos softwares que permitem manter em contacto permanente às equipes utilizando a conexão à internet. Ferramentas de administração de projetos como Slack, de videochamadas como Skype e o e-mail corporativo são recomendáveis para manter a equipe conectada.

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  1. Poupar tempo organizando o proceso com antecedência

Muitas das organizações que levam os seus colaboradores remotos até ao escritório para fazer o processo de onboarding e treinamento têm um tempo muito limitado para fazer todas estas atividades. Por isso, há que se assegurar de aproveitar esse espaço corretamente para fechar os documentos contratuais e responder a todas as perguntas que surjam. Quando o colaborador começa a trabalhar em casa é um pouco mais difícil fazê-lo.

  • Começar o onboarding antes do dia um: Muitos dos processos mais aborrecidos do processo de contratação podem ser feitos antes que o colaborador chegue ao escritório. Preparar os contratos, ativar o e-mail e as contas nas ferramentas digitais da empresa antecipadamente ajudam a agilizar o processo.
  • Definir cada passo do processo: Definir um cronograma de atividades específicas para cada um dos dias que o colaborador vai estar no escritório é a melhor forma de organizar o tempo e aproveitá-lo ao máximo. Incluir atividades como um pequeno almoço de trabalho, reuniões com o chefe direto e conhecer a equipe são aspetos chave do processo.

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  1. Criar um processo de feedback contínuo

Para os colaboradores remotos, o feedback é imprescindível. É uma estratégia chave para promover o desenvolvimento do talento humano, para além de permitir fortalecer as relações entre os líderes e seus colaboradores à distância. O objetivo do processo de feedback é ajudar o colaborador a identificar suas oportunidades de melhoria e a criar um plano de desenvolvimento para as aproveitar e fechar suas gaps de desempenho.

  • Avaliar o desempenho: Estabelecer um calendário de avaliações de desempenho, que inclua competências e objetivos, e comunicá-lo ao funcionário remotoé vital para que tenha tempo para se preparar para o processo. Explicar os mecanismos de avaliação e a data e forma de entrega dos resultados também é importante.
  • Preparar a sessão de feedback: Antes de dar feedback, devemos analisar os resultados, identificar os pontos altos e baixos no desempenho e comportamento e a partir daí elaborar uma mensagem concreta que contenha as recomendações e o que se espera do colaborador em seu processo de melhoramento.

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Incorporar colaboradores remotos em sua organização pode ser um grande desafio. Mas com um pouco de planificação estratégica e um processo de onboarding bem estruturado, poderá poupar tempo, ajudar os colaboradores remotos a estabelecer conexões eficazes com seus companheiros e líderes e assegurar-se que todos recebem o feedback e comentários que necessitam para gerenciar com sucesso o seu desempenho.

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