Recursos Humanos

Reglas clave para tu próxima sesión de retroalimentación

Una retroalimentación efectiva es la piedra angular del éxito en cualquier organización. Desde la gestión del desempeño, pasando por el compromiso y la satisfacción del equipo, hasta asegurar la retención del mejor talento y el bienestar de los colaboradores, entregar un feedback adecuado y oportuno marca la diferencia entre una compañía de alto rendimiento y el resto.

Un proceso de retroalimentación bien diseñado ayuda a fortalecer las relaciones entre el equipo y su líder, además de mejorar la comunicación entre compañeros al exigir una interacción reflexiva y profunda que permita encontrar consensos para consolidar las fortalezas identificadas y convertir en oportunidades de mejora las debilidades encontradas.

El objetivo central de una sesión de retroalimentación es entregar a los colaboradores comentarios basados en información objetiva y en resultados demostrables. De esta forma se logran identificar las competencias más y menos desarrolladas de cada empleado, insumo fundamental para crear un plan individual de desarrollo que permita cerrar las brechas.

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Por ello, hemos preparado una lista con las 5 reglas básicas para que los líderes puedan preparar y llevar a cabo una reunión de retroalimentación con sus colaboradores enriquecedora y productiva. Veamos:

  1. Ser específico

Decirle a alguien que está haciendo un buen o mal trabajo no proporciona ninguna información aprovechable o accionable para el colaborador y es una perdida de tiempo valioso para el líder y su equipo.

Para entrega retroalimentación valiosa, hay que basarse en información comprobable y explicar específicamente que es lo mejor que se está haciendo y cuáles son los comportamientos que deben cambiarse para cerrar las brechas.

  1. Ser puntual

Para obtener un impacto real, los comentarios deben entregarse lo más cerca posible al momento en que sucedió la acción o el comportamiento específico del que se quiere conversar. Eso sí, nunca se debe entregar retroalimentación cuando hay enojo o irritación.

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A nadie le beneficia que le digan que fue molesto que llegara diez minutos tarde a una reunión que fue hace tres meses. De hecho, ese tipo de comentarios anacrónicos debilitan la imagen del líder porque lo hacen parecer lento o descuidado. Se debe abordar la situación en cuanto suceda y tomar los correctivos necesarios a tiempo.

  1. Centrarse en los comportamientos

La retroalimentación debe enfocarse en los comportamientos del colaborador y no en su actitud. Las actitudes son manifestaciones emocionales y muchas veces no podemos controlar nuestras emociones, que muchas veces son pasajeras y no determinan nuestros comportamientos a largo plazo.

Por ello, aunque una persona no esté 100% feliz con su trabajo, lo primero que debe revisarse es la calidad de su trabajo, que en muchas ocasiones puede ser excepcional y no afectar en lo más mínimo la moral de sus compañeros o el ambiente laboral en la compañía.

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Después si se debe pasar a entender las razones por las que esa persona parece estar insatisfecho o desmotivado con su trabajo y hacer lo posible para solucionar la situación. Nunca debemos basarnos en emociones que pueden ser temporales, sino en la trayectoria a largo plazo del colaborador.

  1. Describir lo que se ve, no lo que otros dicen

Hay pocas frases más desafortunadas en una sesión de retroalimentación que cuando un líder le dice a su colaborador: “la gente dice que tu eres, dices, piensas…”. La única reacción que va a obtener de su empleado es que se ponga a la defensiva y pregunte quién ha estado diciendo eso de él.

Cuando el feedback se basa en chismes, rumores e informaciones no verificadas, no existe contexto alguno y sin ello no se puede contrastar la versión del colaborador al respecto. Otras personas atribuyen sus propias afirmaciones a terceros por temor a asumir lo que piensan.

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Al entregar los comentarios es importante hablar siempre en primera persona y tener pruebas y argumentos para defender los comportamientos que deberían ser revisados y mejorados por el colaborador.

  1. Respetar la privacidad de las personas

En ocasiones sucede que el feedback debe ser entregado inmediatamente. Por más que el comportamiento que necesita cambiarse sea tan notorio o urgente que deba actuarse en seguida, nunca se deben entregar comentarios de retroalimentación en público.

La conversación siempre debe tenerse en un espacio tranquilo, privado y neutral. Esto permitirá respetar la imagen y privacidad del colaborador frente a sus compañeros. Además, al pasar a un sitio neutral, el empleado también podrá entregar sus comentarios con toda tranquilidad.

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Una retroalimentación relevante, puntual, especifica, respetuosa y constructiva es vital para que las personas entiendan cuales son los comportamientos que deben cambiar y cuales son las competencias que deben desarrollar para construir un perfil personal y profesional de más alto nivel que los beneficie individual y grupalmente dentro de la organización.

Evalúe el desempeño de su equipo fácilmente y promueva la entrega de retroalimentación en su organización

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