Software para el teletrabajo: ¿cómo escogerlo e implementarlo?

Tiempo de lectura 11 minutos

Sabemos que puedes tener dudas sobre cómo escoger apropiadamente un software para el teletrabajo y sobre las herramientas disponibles para trabajar desde casa mucho más fácil.  

Por eso, ya sea para comunicarte con tus jefes, compañeros o clientes, para compartir archivos, crear presentaciones o medir la productividad, estas son algunas herramientas y claves para escoger adecuadamente un software para el teletrabajo y hacer tu vida mucho más fácil mientras trabajas desde casa. ¡Conozcámoslas! 💻💾⬇

Si quieres conocer desde ya todas esas prácticas que puedes realizar para implementar el teletrabajo en tu empresa, entonces descarga ahora nuestro Ebook y plantilla gratuitas.

Cifras importantes del teletrabajo y la digitalización

Para que tengas una idea de lo importante que es y será la adaptación de nuevas tecnologías y software para el teletrabajo, hemos reunido algunas de las cifras más importantes según estudios de la plataforma de análisis de aplicaciones móviles, App Annie y Newsroom Colombia.

  • Las descargas de aplicaciones empresariales para iOS y Android fue de 62 millones (máximo histórico en esta categoría).
  • Los riesgos de ataques cibernéticos son altos. El 43% de las organizaciones que los sufren son PyMEs.
  • Las descargas de Google Hangouts Meet, Zoom Cloud Meetings y Microsoft Teams se multiplicaron 64%, 27% y 15% respectivamente, durante la tercera semana de marzo de 2020.
  • Entre el primer y segundo trimestre de 2020, el tráfico en sitios web y usos de aplicaciones relacionadas con el teletrabajo aumentó 324%–   Solo en España 4,4 millones de profesionales cuentan con las soluciones tecnológicas adecuadas para desarrollar su trabajo a distancia.

5 Claves a tener en cuenta para escoger apropiadamente un software para el teletrabajo

Aunque las personas continúen siendo el factor más importante de tu empresa, contar con las herramientas tecnológicas adecuadas te puede facilitar, y mucho, el camino hacia excelentes resultados.  Así que, para gestionar mejor tu equipo e implementar aplicaciones o software para el teletrabajo, debes tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Cubrir las necesidades concretas que son requeridas:

Esto depende de los objetivos que quieras cubrir con el programa. Debes escoger el más adecuado a tus necesidades y que, en lo posible, te dé un mayor valor agregado.

2. Fácil instalación:

Además de contar con una fácil instalación, debes asegurarte de que exista una compatibilidad con el equipo de procesamiento de datos de tu computador.

3. Lugar de almacenamiento:

Asegúrate de elegir cuidadosamente el equipo en el que deseas instalar el programa. Verifica si cuenta con la capacidad de memoria y espacio para soportar la instalación.

4. Cuestiones de seguridad:

Al adquirir un programa es necesario conocer temas como la protección de datos y la posibilidad de recuperar información en caso de una emergencia.

 5. El tipo de red en el que será utilizado:

Ten presente al momento de instalar tu software para el teletrabajo que la red que estés empleando sea la requerida por el programa.

12 Software para el teletrabajo según las necesidades de tu empresa

Nada mejor que contar con los beneficios de las mejores soluciones tecnológicas para superar los retos que puedan ir apareciendo durante el teletrabajo.

Por eso, queremos darte un recorrido por los programas que según la compañía ProofHub y en nuestra experiencia de uso, consideramos esenciales para lograr tus objetivos individuales y corporativos durante el teletrabajo:

Podrás ingresar a los link de descarga haciendo clic sobre el nombre del programa

1. Gestión de proyectos

Los programas de gestión de proyectos ayudan a organizar documentos y tareas, para que sea más fácil ejecutarlas para los equipos remotos. Estos son algunos del software de gestión de proyectos más conocidos:

ProofHub es un software de gestión de proyectos en línea en el que los miembros del equipo pueden tener interacciones fluidas con compañeros de equipo y clientes. Contiene una gran cantidad de funciones, como revisión en línea, discusiones, chat para compartir comentarios y administración remota de proyectos, todo en un solo lugar.

Notion es una opción popular entre gerentes, equipos y agencias por su funcionalidad simple, diseño limpio y usabilidad elegante. Es una solución de software de gestión de proyectos y colaboración en equipo que te ayudará a administrar proyectos y comunicarte con los clientes de manera significativa. Ofrece una variedad de funciones y herramientas para compartir ideas, organizar conversaciones y mantener a todos en sintonía durante todo el proyecto.

Este es un potente software de gestión de proyectos que te ayuda a planificar, controlar y programar visualmente tus proyectos. Es mucho más que un simple creador de diagramas de Gantt. Cuando lo pruebes, notarás rápidamente que estás trabajando con un software súper intuitivo que te permite desarrollar una ilustración precisa de tus proyectos.

2. Comunicación y trabajo en equipo

Trabajar coordinadamente con los equipos remotos es una de las mayores necesidades en las empresas por estos días. Estos son ejemplos de software para fomentar el trabajo en equipo.

Troop Messenger es una herramienta compacta de trabajo remoto para pequeñas, medianas y grandes empresas. Esta herramienta de alta funcionalidad y baja complejidad aborda varias especificidades de dominio. Los miembros del equipo pueden interactuar a través de mensajería instantánea, llamadas de audio y video, ubicación y uso compartido de archivos, creando grupos ilimitados sobre la marcha.

Slack es un espacio digital que ayuda en la comunicación entre los compañeros de equipo. Les permite compartir ideas y comentarios en tiempo real para que todo se mueva con rapidez y puedan tener toda la comunicación del equipo en un solo lugar. Los equipos remotos, pueden usar los canales de Slack para mensajería instantánea y colaboración.

3. Almacenamiento en la nube

El almacenamiento en la nube es una herramienta perfecta para compartir, almacenar y colaborar en la nube cuando los documentos y archivos multimedia son demasiado grandes para enviarlos por correo electrónico. Estas son dos de las herramientas más conocidas:

Esta es una plataforma de almacenamiento en la nube para mantener todos tus archivos en una ubicación segura y centralizada. Los trabajadores remotos pueden almacenar y compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones de diapositivas. Los archivos de Google Drive se pueden sincronizar entre dispositivos, por lo que las personas pueden verlos y actualizarlos desde cualquier lugar.

Dropbox es un espacio de trabajo moderno que ofrece varias funciones. Los trabajadores remotos pueden sincronizar, compartir y colaborar fácilmente en documentos. Este sistema de almacenamiento en la nube permite compartir archivos grandes: powerpoint, Photoshop o bocetos con cualquier persona.

4. Productividad

La productividad es un aspecto crucial de los trabajadores remotos. Gestionar a los colaboradores de equipos remotos significa en gran medida asegurarse de que todos sean lo más productivos posible. A continuación, te mostramos algunos ejemplos de soluciones para fomentar la productividad.

Todoist es para ti si buscas aprender a organizar tareas para tus equipos remotos. Brinda todas las características principales que incluyen tareas, subtareas, te permite crear proyectos, agregar notas, cargar archivos, establecer recordatorios, banderas y un cuadro de productividad.

Blink es una aplicación integral que potencia la comunicación y mejora la productividad de los equipos remotos. Está diseñado para transformar la experiencia de los empleados con una plataforma de comunicación unificada y con capacidad de respuesta móvil. Este programa ofrece una variedad de funciones como administración de calendario, foros de discusión, directorio de empleados y suministro de noticias, etc.

5. Herramientas VoIP (voz sobre IP)

Los programas de llamadas telefónicas que se pueden hacer a cualquier lugar y a cualquier persona, son una herramienta muy útil para los equipos de ventas o servicio al cliente en las empresas con sedes internacionales.

Este es un sistema de telefonía virtual basado en la nube diseñado para ayudar a los equipos a mantenerse en contacto entre sí y con sus clientes desde cualquier lugar. Ofrece una interfaz de usuario simple con funciones como Power Dialer, aplicación móvil e informes detallados de llamadas. CallHippo empodera a los equipos de ventas y servicio, permitiéndoles comunicarse con los clientes, lo que aumenta su satisfacción.

6. Retroalimentación rápida

Cuando se trabaja con equipos remotos la retroalimentación es muy importante. Recibir retroalimentación hace que los equipos crezcan como profesionales. Esta es una herramienta muy útil para realizar retroalimentaciones rápidas en tu empresa:

Este programa permite a los gerentes conectarse con sus equipos de una manera simple y óptima. Es un medidor de felicidad semanal anónimo de los empleados para controlar al equipo. Mejora el bienestar de los empleados y logra mejores resultados. Puedes ir directo a propósito para obtener comentarios.

7. Gestión de tareas y tiempo

En lo que respecta a la gestión del tiempo, trabajar con equipos remotos se convierte en un desafío particular. Las herramientas de administración remota del tiempo brindan una mejor forma de administración de equipos. Estos son algunos ejemplos:

Kickidler es un software de supervisión de empleados de última generación. Tiene un poderoso conjunto de herramientas que ayudan a aumentar la dedicación de los miembros de tu equipo. Las características de Kickidler incluyen seguimiento del tiempo, análisis de productividad de los empleados, dinámica de eficiencia, así como un número ilimitado de pantallas en tiempo real y la opción de registrar el historial de acciones en las computadoras.

Esta herramienta te permite realizar un seguimiento de cada hora para aumentar la productividad de tu equipo. Permite facturar todo el tiempo y los gastos registrados en un solo lugar y podrás crear informes personalizados del tiempo registrado en el proyecto. Al final, podrás exportar tu informe y las entradas del registro de tiempo en Excel, CSV o PDF.

Este Software te hará más productivo y hará que el tiempo trabaje para ti. Puedes realizar un seguimiento de en qué tareas están trabajando los colaboradores en un momento determinado. Sus características llamativas incluyen hojas de tiempo en línea, programación, grabación de pantalla, monitoreo, software de nómina, rastreo por GPS, facturación en línea y presupuestos de proyectos, y muchos más.

8. Videollamadas

Appear.in permite que los equipos remotos sigan siendo productivos con una sencilla colaboración por video. Los equipos solo tienen que crear un enlace de sala, compartir el enlace por correo electrónico o chat y eso es todo. Están listos para tener conversaciones de valor en video con su equipo.

Nextiva es un sistema de telefonía en la nube que permite a los equipos comunicarse con clientes y colegas independientemente de su ubicación. La plataforma ofrece una gran cantidad de funciones, como aplicaciones móviles, desvío de llamadas, grupos de llamadas, chat en vivo en el sitio web y más, diseñadas para brindarle a tu equipo la capacidad de conectarse con personas sobre la marcha, desde un teléfono inteligente o computadora portátil.

Zoom es una aplicación de llamadas grupales con una calidad de video asombrosa. Es fácil de usar, gratuita y sencilla. Durante las reuniones remotas y el chat de video, puedes grabar cualquier llamada o incluso puedes compartir tu pantalla con equipos para discusiones combinadas.

9. Equilibrar la vida personal y laboral

La clave para mantener la productividad del equipo remoto es el equilibrio entre la vida laboral y personal. Los programas que te mostraremos a continuación te permitirán conseguirlo mucho más fácil.

Muchos empleados remotos globales se encuentran distribuidos en diferentes zonas horarias. Tener un registro del tiempo que los trabajadores remotos están en todo el mundo ayudará a gestionar su trabajo y su vida personal mucho mejor.

10to8 permite a los equipos organizar reuniones virtuales de personal y citas en línea con los clientes. Además, la integración con Zoom te permite realizar videollamadas directamente desde tu calendario. 10to8 puede manejar equipos distribuidos en múltiples zonas horarias y la sincronización de calendario garantiza que no se produzcan reservas dobles.

10. Recompensas a colaboradores

Los logros del equipo se deben celebrar, esta es una gran forma de aumentar la motivación y la satisfacción del personal. Este es un software para el teletrabajo que te ayudará a conseguirlo.

Wooboard es una plataforma en línea que reconoce a un empleado por su buen trabajo. Puedes crear programas de recompensa por enviar y recibir reconocimiento ilimitado. Los colaboradores pueden celebrar su éxito e iniciar conversaciones a través de las funciones de participación social de WooBoards. 

11. Presentación de informes

Los trabajadores remotos se sentirán parte del equipo cuando sean responsables de presentar los logros de sus proyectos. Esta herramienta te permitirá hacerlo de manera ágil y sencilla.

iDoneThis es una plataforma donde los gerentes pueden vigilar el panorama general para saber qué se está haciendo a diario. Los miembros del equipo deberán registrarse diariamente, en su navegador o por correo electrónico. Pueden agregar sus informes sólidos y llevar a cabo el proyecto de manera efectiva.

12. Mesa de ayuda

Independientemente de la industria en la que se encuentre tu negocio, es inevitable que los clientes tengan problemas con tus productos o servicios de vez en cuando. Con el siguiente software para teletrabajo podrás facilitar el servicio y gestión enfocada en los clientes.

LiveAgent es un potente software de mesa de ayuda que también está clasificado como el software de chat en vivo número uno para PYMES. Ayuda a todas las empresas a superar las expectativas de los clientes a través de una atención personalizada. El software incluye más de 180 funciones de mesa de ayuda, incluido un sistema de venta de entradas con una bandeja de entrada universal, chat en vivo, un centro de llamadas integrado, integraciones con redes sociales, portales de clientes y bases de conocimientos.

Soluciones tecnológicas para gestión de RRHH con Acsendo

Con Acsendo tendrás a la mano una herramienta que se adaptará a tu empresa y te permitirá gestionar de forma simple y fácil el activo más importante de tu organización, el talento humano. Con nuestro software de RRHH podrás:

  • Evaluar el desempeño
  • Promover el reconocimiento
  • Hablar el mismo idioma de los directivos
  • Evaluar las competencias en 360
  • Gestionar las metas
  • Evaluar el clima Laboral
  • Y crear PID que se ajusten a cada colaborador

Los beneficios de la implementación de estos programas para Recursos Humanos, son indudables y no deben ser considerados un gasto descabellado, ya que pueden mejorar considerablemente el desempeño de toda la empresa.

En este vídeo te explicamos a detalle por qué deberías gestionar el talento humano a través de un software

Te puede interesar: Todo lo que necesitas saber sobre un software de Recursos Humanos

Como ves, la tecnología es necesaria para optimizar la gestión del trabajo a distancia. Recuerda que aunque no todos los integrantes de tu equipo están en el mismo lugar, es posible ponerse de acuerdo. Con las claves y los 12 software para el teletrabajo que leíste anteriormente podrás gestionar tus asuntos personales, los de tu equipo y tus proyectos. ¡Conoce los programas, compártelos y comienza a probar las herramientas que consideres necesarias para mejorar los aspectos que deseas en tu empresa!

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